Automatisch velden toevoegen

We krijgen nog af en toe de vraag of het toevoegen van handtekeningsvelden en tekstvelden niet makkelijker kan. Mensen gebruiken immers vaak dezelfde document-templates waar op dezelfde plek velden moeten worden toegevoegd. Handmatig toevoegen is dan veel werk. Gelukkig hebben we daar een oplossing voor: automatisch velden toevoegen door het gebruik van tags. Hieronder leggen we uit hoe dit werkt.

Tags

Als je vaak gebruik maakt van hetzelfde document waarin de tekst- en handtekeningvelden steeds op dezelfde plaats staan, kan het handig zijn om gebruik te maken van de TAGS functie van Stiply.  Een TAG is een code die je toevoegt in je document. Stiply weet dan dat op die plek een veld moet worden geplaatst. Dit is heel eenvoudig.

Open het document in bijvoorbeeld Word en zoek de plaatsen op waar de handtekening moet komen. Op die plaatsen vul je de volgende TAGS toe:

{{signature_0}} Handtekeningveld voor de eerste ondertekenaar.
{{text_0}} Tekstveld voor de eerste ondertekenaar.
{{signature_1}} Handtekeningveld voor de tweede ondertekenaar.
{{text_1}} Tekstveld voor de tweede ondertekenaar.
{{signature_2}} Handtekeningveld voor de derde ondertekenaar.
{{text_2}} Tekstveld voor de derde ondertekenaar.

Heb je een of meer van deze TAGS in je document opgenomen, dan kan Stiply de bijbehorende handtekeningvelden en tekstvelden automatisch toevoegen.

Stel in jouw document moet de datum worden ingevuld en een handtekening worden gezet, door één ondertekenaar. Op de plek waar de datum moet worden ingevuld plaats je de TAG {{text_0}} en op de plek waar de handtekening moet worden gezet plaats je de tag {{signature_0}}.

Velden automatisch toevoegen

Oké, de TAGS zijn toegevoegd, maar hoe plaats ik nu automatisch de handtekening- en tekstvelden? Heel eenvoudig. In het scherm waar je normaal de velden op het document sleept, klik je nu op de knop met het TAG-icoontje in de menubalk. Die zit direct links van de button “opslaan en controleren”.

Handtekening en tekstvelden plaatsen op basis van TAGS
Handtekening en tekstvelden plaatsen op basis van TAGS

 

Je krijgt een popup-scherm te zien waarin nog een keer de namen van de TAGS worden uitgelegd. Je hoeft nu alleen nog maar op de paarse knop te klikken.

Velden toevoegen bevestigen
Klik op de paarse knop

 

Stiply gaat nu aan de slag. Dit proces kan heel even duren, want je hele document wordt nu automatisch doorzocht. Elke TAG die Stiply tegenkomt, wordt vervangen door een tekstveld of een handtekeningveld (afhankelijk van de TAG die gebruikt is).

Het kan even tijd kosten om de TAG-functie door te krijgen, maar als het eenmaal is ingesteld zul je zien dat je razendsnel velden kunt toevoegen, en dat het hele proces van documenten laten ondertekenen nog sneller gaat.

Mocht je vragen hebben, dan horen we het graag. Blijf ook via social media op de hoogte door Stiply te volgen op LinkedIn, Facebook of Twitter.

 

 

Auteur: Stiply