Adviseurs versnellen het hypotheekproces met deze 5 digitale handtekening functies

Is het proces van een digitale handtekening complex? Nee. Juist gebruiksvriendelijk, veilig en snel. Als hypotheekadviseur kun je sneller de status van het ondertekenproces ophalen en contracten zijn vaak sneller retour dan wanneer er een natte handtekening wordt gezet. Geen post meer waarop je moet wachten. Makkelijker voor de ondertekenaar én makkelijker voor jou als adviseur. Nu kunnen wij bij Stiply wel vertellen welke handige functies we hebben ingebouwd om digitaal ondertekenen zo gemakkelijk mogelijk te maken, maar liever laten we gebruikers aan het woord. Timo Ekhart (officemanager Van Kooten Financiële Raadgevers), Jeroen Oversteegen (directeur Nationale Hypotheekbond) en Timo Meskers (assortimentsmanager Intermediaire Distributie ABN AMRO) vertellen over hun ervaringen en welke functies volgens hen het meeste tijd besparen.

1. Sjablonen inrichten voor de digitale handtekening

Als jouw document altijd dezelfde tekenpagina heeft, dan kun je alle tekenvelden vooraf inrichten in een sjabloon. Er is één belangrijke voorwaarde: de tekenpagina moet in het document altijd op dezelfde plek staan. Bijvoorbeeld op de eerste, laatste of één na laatste pagina (of andere vaste pagina in het document). Als het sjabloon staat, hoef je alleen nog maar het document te uploaden en de ondertekenaars toe te voegen.

Meskers: “Het voordeel van Stiply is dat je alle flexibiliteit hebt die je met een pen ook hebt. Je geeft aan wie waar moet tekenen, of het een optioneel of verplicht veld is en of het een checkbox of tekstveld is. De mogelijkheden zijn enorm. Ook als het om een document gaat waar je met een onderdeel akkoord kunt gaan, of als het een formulier is waar klanten gegevens en inkomsten invullen. Met de sjabloonfunctie zet je dezelfde soort documenten in één keer goed neer. Zo zorg je voor efficiëntie in je bedrijfsvoering.”

Als je niet met een sjabloon kunt werken, omdat het format van een geldverstrekker iedere keer afwijkt, dan is een document alsnog zo opgemaakt met de sleepfunctie. Ekhart vertelt: “Bij Stiply kun je heel snel de verschillende soorten velden in het document slepen. Die sleepfunctie is gebruiksvriendelijk en makkelijk: what you see is what you get. Ook kun je meerdere documenten aan één ondertekenverzoek hangen. Bijvoorbeeld de offerte en een verklaring. Of je stuurt automatisch de algemene voorwaarden mee. Al deze opties besparen tijd.” Meer weten over de samenwerking tussen Stiply en ABN AMRO? Lees hier het klantverhaal!

2. Controlefunctie digitale handtekening

Hoe vaak is het jou al overkomen dat een teruggestuurde hypotheekakte niet helemaal juist of volledig ingevuld en ondertekend is? Het kost dan tijd om het document weer terug te sturen naar de klant en te laten aanvullen. Met de controlefunctie in Stiply voorkom je dit soort fouten. Ekhart legt uit: “Met digitaal ondertekenen kun je de klant op weg helpen door aan te geven wat er moet komen staan. Bijvoorbeeld de datum: als je op dat veld klikt, komt er een kalender in beeld. Niemand vult zo meer per ongeluk een plaatsnaam bij de datum in. En als er een keuzemogelijkheid is, móet je een vinkje zetten bij één van de opties. Zo niet, dan krijg je een melding. Ook als klanten een veld vergeten in te vullen, kunnen ze niet verder. Op deze manier help je de ondertekenaar en worden er minder fouten gemaakt.”

3. Track and trace dashboard voor digitaal ondertekenen

Als een document is verzonden, wil je in de gaten houden wanneer het ondertekend is. Via de post is het lastig controleren of de klant het document al ontvangen en bekeken heeft. Dit houden hypotheekadviseurs vaak handmatig bij. Met de digitale track and trace functie gaat dat automatisch en dat bespaart tijd, aldus Oversteegen: “Met de digitale ondertekenoplossing van Stiply krijg je een melding als de klant het document heeft ontvangen, geopend en getekend. Je ziet precies waar, wanneer en hoe laat. Met overzichtelijke bolletjes in een dashboard kun je dat volgen. Zo verkort je de doorlooptijd, zit je dichter op het proces en heb je meer grip. Bovendien kun je niets kwijtraken en bespaar je flink op de inkoop van papier en postzegels.”

Ekhart vult aan: “Je vult een apart e-mailadres in per ondertekenaar en volgt het document per ontvanger. Dat geeft ook extra inzicht en zekerheid. Je ziet of de klant de sms-code heeft ontvangen of heeft ingelogd met iDIN, hoe vaak en vanaf welk IP-adres. Als het document is ondertekend, ontvang je dit direct in je mailbox en kun je verder het proces in.” Meer weten over de samenwerking tussen de Nationale Hypotheekbond en Stiply? Lees hier het klantverhaal!

4. Bewijsdocument en ondertekend document in één PDF

Bij het zetten van een digitale handtekening wordt er automatisch een bewijsdocument gegenereerd. Hierop staat precies wie, wanneer, waar heeft ondertekend. “Bij veel softwareaanbieders is dit een los document, wat lastig te verwerken is omdat hypotheekadviseurs in systemen vaak maar één bijlage kunnen uploaden”, aldus Meskers. “Bij Stiply zit het bewijsdocument met de iDIN-gegevens samen met het getekende document in één PDF-bestand. Zo kunnen intermediairs dit in één keer inleveren. Dit was een harde eis vanuit ons bij ABN AMRO. Bovendien is dit document verzegeld: hier kun je niets in wijzigen, want dan breekt het zegel.”

Wil je het zelf eens ervaren en een digitale handtekening zetten als test? Laat dan je e-mailadres achter en ontvang een voorbeelddocument ter ondertekening. 

5. Centraal beheer en rapportage

Voor grotere organisaties is het vaak fijn als ze gebruik kunnen maken van de digitale ondertekenoplossing vanuit één centraal punt. Deze mogelijkheid is er bij Stiply. Hypotheekkantoren kunnen zo meerdere gebruikers separate toegang geven, terwijl ze werken vanuit één centrale mailbox waar alles binnenkomt. Bij deze enterprise oplossing krijg je de ondertekenapplicatie op eigen domein en zijn er meerdere vestigingsaccounts mogelijk onder één paraplu. Stiply kan de digitale ondertekenomgeving op meerdere manieren inrichten, voor grote en kleine organisaties, zodat ieder hypotheekkantoor zo efficiënt mogelijk kan werken. Hierover adviseert Stiply het liefst in een persoonlijk gesprek. Hetzelfde geldt voor de keuze voor de webapplicatie of geïntegreerde versie: in overleg kiezen we de beste optie voor jouw organisatie.

En nog veel meer…

Maar natuurlijk biedt de digitale ondertekenoplossing nog veel meer handige functionaliteiten voor hypotheekprocessen, zoals:

• Eigen adresboek 
• Eigen huisstijl
• E-mailtemplates
• Mailen vanuit eigen domein
• Automatische herinneringen
• Bijlagen toevoegen en aanvaarding
• Bulkverzending
• Ondertekenen op ieder apparaat
• Persoonlijke landingspagina
• Beschikbaar in 9 talen
• … Mis je iets? Laat het weten!

Digitaal ondertekenen: eerst zien, dan geloven?

Kort samengevat zijn de voordelen van deze digitale handtekening functies: snelheid, meer controle, minder handelingen, minder foutgevoelig. In deze video zie je in beeld hoe het werkt. Wil je meer weten over digitaal ondertekenen? Download dan de ultieme ‘digitaal ondertekenen gids voor hypotheekadviseurs’. Hierin vind je alles wat je moet weten over de digitale handtekening. Zoals hoe het zit met rechtsgeldigheid, veiligheid, hoe je de juiste software kiest en hoe je de digitale handtekening succesvol implementeert. Digitaal ondertekenen direct zelf ervaren? Maak dan een proefaccount aan.