Digitaal ondertekenen: sneller makkelijker en goedkoper

Ben je dagelijks of wekelijks met contracten in de weer, die moeten worden ondertekend? Dan kan digitaal ondertekenen een uitkomst zijn. Het scheelt zowel jou als de ander veel tijd, irritatie en gedoe. Ga maar na: je klanten moeten nu nog het contract printen, ondertekenen, scannen en terugmailen – of nog erger: per post terugsturen! En daar zit jij dagenlang op te wachten. Tegenwoordig kun je je documenten ook digitaal laten ondertekenen. Veilig, rechtsgeldig en zonder in te loggen.

Hoe werkt digitaal ondertekenen?

Digitaal ondertekenen is heel simpel. Upload je contract naar een eenvoudig te gebruiken programma. Geef aan waar de ondertekenaar zijn handtekening moet zetten en verstuur het met één klik. Je ondertekenaar krijgt een mailtje met daarin de link naar het contract. Zonder in te loggen kan hij het document meteen online bekijken en ondertekenen. Dat kan via het touchscreen van zijn smartphone of tablet, of achter de computer met de muis. Het document wordt digitaal versleuteld, zodat je zeker weet dat er na de ondertekening niets meer aan het document kan worden veranderd. Hierna ontvangen jij en de ondertekenaar het ondertekende document via de mail.

Digitale onderteken tool voor MKB in nederland - Stiply
Digitale onderteken tool voor MKB

Digitaal ondertekenen werkt sneller

Met digitaal ondertekenen werk je een stuk sneller. Een handtekening onder een contract laten zetten kost geen dagen meer, maar kan al binnen een paar minuten geregeld zijn. Alle ondertekenaars kunnen hun krabbel direct van achter hun computer zetten. Bovendien bieden sommige programma’s een handig overzicht waarin je in één oogopslag kunt zien wie van de ondertekenaars er al hebben getekend en op welke handtekeningen je nog wacht. Je kunt zelfs razendsnel een herinnering sturen.

Is een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Minder fouten door eenvoudiger proces

Bij het printen, scannen en handmatig invullen van documenten kan er veel misgaan. Een deel van het document wordt niet geprint, de handtekening wordt op de verkeerde plek gezet, de scanner doet het niet… Met digitaal ondertekenen heb je die problemen niet meer. Het administratieve proces verloopt nu volledig digitaal, waardoor de kans op fouten minimaal is. Dat geeft rust.

Digitaal ondertekenen bespaart geld en ruimte

Sneller en eenvoudiger werken is goedkoper. Omdat je geen stapels papier meer hoeft te printen en te versturen, bespaar je ook nog eens op papier, enveloppen en postzegels. En wat dacht je van de ruimte? Je kunt zo een extra medewerker kwijt in je oude archiefruimte! Bovendien zijn digitaal opgeslagen documenten altijd makkelijk terug te vinden en kun je binnen die documenten ook heel makkelijk zoeken. Kortom: digitaal ondertekenen heeft alleen maar voordelen.

Je zou wel gek zijn om aan die ouderwetse werkwijze vast te houden.

Auteur: Stiply