Een contract laten ondertekenen is vaak snel geregeld. Maar daarna volgt regelmatig nog een aparte stap: het ophalen van de incassomachtiging. Dat betekent extra formulieren, extra opvolging en meer kans dat informatie op verschillende plekken terechtkomt. Dat kan slimmer.
Met Stiply combineer je het ondertekenen van een overeenkomst en het afgeven van een digitale incassomachtiging in één proces. De klant rondt alles in één keer af en jouw organisatie beschikt direct over het akkoord, de machtiging en het bewijs.
Waarom een losse machtiging vaak voor vertraging zorgt
Het contract is getekend, maar daarmee is het proces niet altijd klaar. Voordat finance kan starten met incasseren, moet ook de juiste toestemming van de klant zijn vastgelegd.
Wanneer je die machtiging pas na de ondertekening opvraagt, ontstaat er een extra traject. Je verstuurt een formulier, wacht op een reactie, stuurt mogelijk een herinnering en controleert vervolgens of alle gegevens correct zijn ingevuld. Daarna moet de machtiging ook nog bij de juiste overeenkomst worden opgeslagen.
Dat zijn afzonderlijk geen grote handelingen, maar samen maken ze het proces onnodig lang en foutgevoelig. Bovendien vraagt ieder extra contactmoment opnieuw aandacht van de klant.
Door de incassomachtiging direct aan de overeenkomst toe te voegen, voorkom je dat tweede rondje. De klant rondt beide onderdelen achter elkaar af en de organisatie kan sneller controleren of alles compleet is.
Zo werkt een digitale incassomachtiging met Stiply
Stap 1: stem de inrichting af met je bank
Om digitale incassomachtigingen te kunnen gebruiken, moet je organisatie hiervoor bij de eigen bank zijn ingericht. Geef bij je bank aan dat je met digitale machtigingen wilt werken en dat je Stiply als Mandate Service Provider wilt gebruiken.
De bank kan aangeven welke gegevens en instellingen hiervoor nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een merchant ID of andere bankspecifieke informatie. Zodra de inrichting gereed is, kan de incassomachtiging aan het ondertekenproces in Stiply worden toegevoegd.
Stap 2: zet contract en incassomachtiging klaar in Stiply
Vervolgens maak je het ondertekenverzoek aan in Stiply. Je voegt de overeenkomst toe en stelt de bijbehorende incassomachtiging in. De klant ontvangt één verzoek via e-mail of een beveiligde link. Daarin staat de overeenkomst klaar om te ondertekenen, gevolgd door de machtiging voor de automatische incasso.
Als verzender houd je zicht op de voortgang. Je ziet of het verzoek al is afgerond en kunt gebruikmaken van een ondertekentermijn en automatische herinneringen. Zo hoef je verzoeken niet handmatig te blijven opvolgen.
Stap 3: de klant ondertekent en en geeft toestemming
De klant controleert en ondertekent eerst de overeenkomst. Daarna wordt de incassomachtiging bevestigd via de beschikbare bankomgeving. Een apart formulier downloaden, invullen en terugsturen is daardoor niet nodig. Voor de klant blijft het proces overzichtelijk en wordt direct duidelijk welke handelingen nog moeten worden afgerond.
Stap 4: akkoord, machtiging en bewijs worden vastgelegd
Na afronding worden de ondertekening en de gegevens van de incassomachtiging vastgelegd. Ook is later terug te vinden wanneer de verschillende handelingen zijn uitgevoerd en bij welke overeenkomst de machtiging hoort.
Het ondertekende document, het bewijsdocument met de audit trail en de relevante incassogegevens kunnen vervolgens samen worden opgeslagen.
Finance hoeft daardoor niet in verschillende e-mails, formulieren of mappen te zoeken. De informatie die nodig is voor de verdere verwerking is overzichtelijker beschikbaar.
Wil je weten welke banken en mogelijkheden worden ondersteund? Bekijk dan de pagina over incassomachtigingen met Stiply.
Wat levert dit op voor finance?
De winst zit niet alleen in tijdsbesparing. Door de overeenkomst en machtiging op een logisch moment aan elkaar te koppelen, wordt ook de verdere afhandeling overzichtelijker.
-
Contract en machtiging in één proces
De klant hoeft niet eerst een contract te tekenen en daarna nog een apart machtigingsformulier te ontvangen. Alles wordt in één flow geregeld. Dat maakt het proces korter, duidelijker en makkelijker af te ronden.
-
De klant hoeft maar één keer in actie te komen
Na het tekenen van een overeenkomst wil je liever niet opnieuw om aandacht vragen. Wanneer de machtiging direct aansluit op de ondertekening, kan de klant beide onderdelen achter elkaar afronden.
Dat verkleint de kans dat de incassomachtiging wordt vergeten en voorkomt dat finance later nog een apart verzoek moet versturen.
-
Geen losse documenten beheren
Een machtiging die per e-mail binnenkomt, moet worden gecontroleerd, opgeslagen en aan het juiste dossier worden gekoppeld. Zeker bij grotere aantallen kan dat onnodig veel uitzoekwerk opleveren.
Door de machtiging onderdeel te maken van het ondertekenproces, blijft de relatie met de overeenkomst duidelijker. Ook later is eenvoudiger terug te vinden wanneer de machtiging is afgegeven en bij welk document deze hoort.
-
Sneller zien of een dossier compleet is
Wanneer een contract op de ene plek staat en de machtiging op een andere, kost een controle onnodig veel tijd. Door de relevante informatie bij elkaar te houden, ziet finance sneller of er nog iets ontbreekt.
Dat maakt niet alleen de eerste verwerking makkelijker, maar helpt ook wanneer informatie op een later moment opnieuw moet worden geraadpleegd.
Waar helpt Stiply en waar blijft de bank verantwoordelijk?
Bij incassomachtigingen wil je vooral één ding voorkomen: onduidelijkheid. Stiply helpt bij het digitaal afgeven en vastleggen van de machtiging binnen de ondertekenflow. Daarmee maak je het proces voor de klant eenvoudiger en geef je finance beter inzicht in status en bewijs.
De daadwerkelijke incasso, bankspecifieke controles en verwerking binnen de bankomgeving blijven bij de bank. Ook zaken zoals een merchant ID of specifieke bankconfiguratie kunnen invloed hebben op de inrichting. Dat regel je dus vooraf met je bank; Stiply zorgt ervoor dat de machtiging daarna netjes meeloopt in het ondertekenproces.
Een digitale incassomachtiging is dus geen extra stap die je contractproces zwaarder maakt. Het is juist een slimme manier om akkoord, toestemming en bewijs logisch bij elkaar te brengen. Voor de klant voelt het als één afronding. Voor finance betekent het meer grip, minder handwerk en een kortere route van ondertekening naar incasso.
Zélf ervaren hoe Stiply werkt?
Wil je overeenkomsten digitaal laten ondertekenen en de bijbehorende incassomachtiging direct meenemen?
Probeer Stiply twee weken gratis en ontdek hoe je het proces voor klanten en finance overzichtelijker maakt.
Team Stiply
