Festivalorganisatoren: 5 eigenschappen waaraan je ze herkent

Het is weer zover. Met een biertje (of twee) in de hand trekken honderdduizenden mensen erop uit. Voor lekker eten, mooi weer en vooral heel veel muziek. Met andere woorden: de festivalzomer is losgebarsten.

Bezoekers van festivals als Pinkpop, Zwarte Cross en Lowlands genieten massaal van alles wat ze er zien en horen. Met veel artiesten, meerdere podia en uiteenlopende eettentjes probeert de festivalorganisatie ieder jaar opnieuw een onvergetelijke ervaring neer te zetten. De organisatie van een festival werkt met veel verschillende partijen. Een festivalorganisator moet overzicht houden en bijvoorbeeld stressbestendig en efficiënt zijn. Waaraan herken je een goede organisator?

De 5 belangrijkste eigenschappen van een goede festivalorganisator

#1 Budget pro – Budgettering is een belangrijke vaardigheid voor organisatoren. Je hebt te maken met talloze voorstellen, offertes en kostenposten. Als goede organisator maak je gebruik van de effectiefste tools en tactieken om het maximale uit elke uitgegeven euro te halen. Ook kun je als geen ander onderhandelen over prijzen en offertes.

#2 Strakke planner – De spil van elk festival, groot of klein, is een goed uitgewerkt plan. Goede festivalorganisatoren houden ervan om alle details uit te werken met behulp van checklists en draaiboeken. Of ze dat nou op papier of digitaal doen, met een strakke planning kunnen ze zich op het grote geheel concentreren terwijl ze de details niet uit het oog verliezen.

#3 Multitasken zit je in het bloed – Organiseren is jongleren. Je moet vele ballen in de lucht houden. Iedereen wil wat van je, de tijd is genadeloos en de deadline is spijkerhard. Je wilt elke minuut optimaal benutten. Daarom is elk efficiënt middel om tijd te besparen welkom.

#4 Administratie wizard – Aan een festival werken ontzettend veel mensen mee, afgezien van een lange lijst van artiesten. Denk aan horecapersoneel, geluidstechnici, podiumbouwers en schoonmakers. Elke samenwerking die je aangaat, wordt vastgelegd in een overeenkomst. Een goede festivalorganisator zorgt ervoor dat deze documenten snel worden ondertekend en veilig worden opgeslagen.

#5 Communicatiebaas – Wat hebben alle festivals gemeen? Mensen! Het organiseren van festivals is vooral een sociale aangelegenheid. Goede festivalorganisatoren zijn innemend, goede praters en nog betere luisteraars. Je beschikt over een groot inlevingsvermogen. Je communiceert je plannen en gemaakte afspraken duidelijk met je team.

Een festivalorganisator is nooit klaar

Het festival is nog niet afgelopen of je bent al bezig met de volgende editie. De ene band viel tegen, een andere kwam niet eens opdagen, terwijl weer een andere onverwacht insloeg als een bom. Die moet volgend jaar zeker weer komen! En die nieuwe cateraar is zeker een blijvertje. De maanden die volgen, staan opnieuw in het teken van de drukte en chaos die bij deze industrie hoort.

Herken jij jezelf in deze 5 eigenschappen? Dan ben je al een heel eind. Misschien kunnen een aantal digitale tools je ondersteunen in je drukke leven. In het algemeen maken ze je werk een stuk makkelijker en overzichtelijker. Er zijn tools waarmee je een stappenplan of draaiboek kunt maken of een festival kunt budgetteren. Kijk bijvoorbeeld op www.eventbranche.nl voor inspiratie. Zo organiseer je keer op keer een festival waar de mensen massaal op af komen.