5 redenen om als HR-afdeling digitaal te ondertekenen

Het is iets waar iedere HR-afdeling tegenaan loopt: het aannemen van nieuwe medewerkers gaat gepaard met veel papierwerk. Van loonadministraties tot verzekeringen en het contract zelf: nieuwe medewerkers zijn de eerste dagen vooral druk met het invullen en ondertekenen van documenten.

Dat is natuurlijk niet ideaal. Je zou hen de eerste dagen beter kunnen inwerken dan hen met de neus in de paperassen te drukken. Gelukkig bestaan er tools om jouw leven en dat van je nieuwe collega’s prettiger, overzichtelijker en veiliger te maken. Hier komen 5 redenen waarom jouw HR-afdeling digitaal wil ondertekenen.

De HR-professional en de papierwinkel

Een HR-afdeling leunt in hoge mate op een correcte en efficiënte verwerking van verschillende personeelsdocumenten zoals verzekeringen, contracten en overeenkomsten. Ook gespreksverslagen, bijvoorbeeld van functioneringsgesprekken, moeten door werkgever en werknemer worden ondertekend. Onoverzichtelijke stapels papier kunnen een HR-professional flink in de weg zitten bij het uitvoeren van taken. Dankzij digitaal ondertekenen werk je:

 

#1 Sneller – Digitale handtekeningen versnellen het werk doordat mensen vlot en gemakkelijk documenten ondertekenen. Niemand hoeft ervoor te reizen, niemand hoeft op de post te wachten. Je hoeft ook je agenda niet meer naast die van een ander te leggen om een afspraak in te plannen voor een krabbel op een arbeidsovereenkomst.

 

#2 Nauwkeuriger – Verklein de kans op fouten die het werken met papieren documenten meebrengt. Als meerdere mensen in de organisatie met dezelfde papieren documenten werken, is een fout snel gemaakt. Door belangrijke processen te automatiseren, gebeurt dat niet zo makkelijk.

 

#3 Overzichtelijker – HR-processen bijhouden kan lastig zijn, zeker met alle verschillende documenten die medewerkers moeten ondertekenen. Met Stiply staan alle contracten netjes geordend zodat je de voortgang van elk document kunt zien. Heeft de nieuwe collega bijvoorbeeld de arbeidsongeschiktheidsverzekering nog niet ondertekend? Stuur razendsnel een herinnering en krijg een melding wanneer het gedaan is.

 

#4 Prettiger – Je hebt je handen vrij om je nieuwe collega’s in te werken of voor te stellen aan hun afdeling. Iedereen is je dankbaar, want niemand vindt die papierwinkel leuk en meestal is de opluchting groot als er een nieuw teamlid bijkomt om de werkdruk te verlichten.

 

#5 Aantrekkelijker – Door digitaal ondertekenen vanaf de eerste stap in het wervingsproces te integreren, laat je aan nieuwe werknemers zien dat jouw organisatie modern en technisch vaardig is. Je maakt niet alleen saaie bedrijfsprocessen een stuk leuker en sneller, maar je maakt ook een goede eerste indruk.

 

De vraag is niet óf je digitaal ondertekenen moet gaan toepassen als HR-afdeling. De vraag is wanneer je deze lijst gebruikt om digitaal ondertekenen aan te prijzen binnen je organisatie. In plaats van mensen direct onder een berg papier te begraven, leren ze hun nieuwe collega’s kennen en zijn ze sneller klaar om te beginnen aan hun nieuwe baan. En je staat er nog goed op ook, hippe trendvolger die je bent.

Auteur: Stiply