Papierloos werken: hoe zet je de eerste stappen

Papierloos werken is iets waar we al jaren over praten zonder dat er veel verandert op het gemiddelde kantoor. Bureaus met stapels papier en overvolle dossierkasten zijn op veel werkplekken nog steeds aan de orde van de dag. Toch is er ook hoop. Hoe veel papier hebben we nog nodig en wat kan er anders?

Noodzakelijk is papier vaak niet meer. Is het dan een kwestie van voorkeur en vinden we papier gewoon lekker werken? Dit verschilt per persoon. De praktische overwegingen zijn misschien interessanter. We bespreken in deze blog enkele voordelen van papierloos werken en geven je een paar tips, zodat je de eerste stappen kunt zetten richting minder papiergebruik op kantoor.

Waarom zijn we nog niet papierloos?

De wereld wordt steeds digitaler. Het consumeren van nieuws, het maken van notities en invullen van belastingaangiftes zijn daar goede voorbeelden van. Je zou hierdoor misschien denken dat papiergebruik over het algemeen afneemt, maar niets is minder waar. En in sommige gevallen kunnen we de rol van papier (pun intended) nog absoluut niet missen.

Volgens Richard Randall ligt het aan gewoonte, traagheid en weerstand tegen verandering. Toch wordt papiergebruik niet alleen daardoor gedreven, maar grappig genoeg ook door technologie. Uit onderzoek blijkt dat het gebruik van e-mail binnen organisaties zorgt voor een gemiddelde stijging van 40% in papiergebruik. Technologie draagt dus niet automatisch bij aan een lager papiergebruik.

Dit betekent niet dat er geen mogelijkheden zijn om minder papier te gebruiken. Processen als facturering of het ondertekenen van een contract verlopen steeds vaker digitaal. Ze worden er zelfs efficiënter van. Met de juiste technologie verbruik je niet alleen minder papier, maar verbeter je deze processen ook.

Voordelen van papierloos werken

Geldbesparing. Een Amerikaanse studie liet zien dat organisaties ongeveer $20 per document kwijt zijn aan opslag, $120 aan het zoeken naar een verloren document en maar liefst $220 aan het opnieuw opstellen ervan. Dan klinkt het digitaal opslaan van documenten zo gek nog niet.

Kleinere foutmarge. Iedereen maakt fouten. We’re only human. Een enkele fout kan grote gevolgen hebben voor je organisatie en dus wil je de kans op fouten zo klein mogelijk houden. Door administratieve processen te automatiseren, verklein je de kans op menselijke fouten. En dat bespaart je tijd en geld.

Veiligheid. Hoe veilig zijn je papieren documenten in het geval van brand of waterschade? En hoe weet je wie de documenten heeft gezien? Dat weet je niet. Met wachtwoord-beveiligde documenten heb je deze problemen niet en kun je bij wijzigingen makkelijk een back-up opslaan, zodat belangrijke informatie altijd up-to-date is.

Tips om te beginnen met papierloos werken

Documentopslag. Er zijn diverse mogelijkheden om je documenten online op te slaan en er samen aan te werken in plaats van ze fysiek op te bergen. Denk aan Google Drive en Dropbox. Stel je eens voor dat elke versie van een document dat je maakt, geprint en bewaard zou worden. Wedden dat je opslagkasten snel vol zouden zijn?

Digitale notities. Dagelijkse werkzaamheden op kantoor worden efficiënter wanneer ze digitaal zijn. Neem het voorbeeld van de digitale belastingaangifte of de notities die je tijdens vergaderingen maakt. Hoe vaak kijk jij nog naar oude notities? Veel mensen doen dit niet, maar bewaren ze eindeloos. Digitale tools als Evernote en OneNote maken het opslaan en versturen van notities kinderlijk eenvoudig.

Elektronisch ondertekenen. Deze zag je al aankomen, toch? Met Stiply hoef je nooit meer een contract te printen of te scannen. Je klanten zetten snel een digitale handtekening op hun telefoon, tablet of computer. Deze slimme automatisering bespaart je niet alleen tijd en geld, het is ook beter voor het milieu. En daar zijn we trots op!

Conclusie: bekijk je processen en begin klein

Ondanks de vele voordelen van ‘papierloos’ zijn veel organisaties er nog niet mee bezig. We proberen je er met deze blog niet van te overtuigen om 100% papierloos te worden. Wel adviseren we je om eens een kritische blik te werpen op je bedrijfsprocessen. Waar liggen kansen voor een efficiencyslag? Begin klein, kies een paar processen en stel jezelf de vraag: heb ik hiervoor echt papier nodig? Heb ik er baat bij om het zonder papier te regelen? Je zult merken dat sommige veranderingen heel simpel te doen zijn en toch veel opleveren. Zo zet je de eerste stappen richting werken met minder papier.