Time management als een baas

Iedereen heeft even veel tijd: 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar. Meer krijg je niet. Handig met je tijd omgaan kan belangrijk zijn, helemaal op je werk, waar tijd gelijk staat aan geld. Gelukkig zijn er mogelijkheden om de tijd die je hebt, optimaal te benutten. In deze blog geven we je een paar handige tips om tijd te besparen op kantoor. Zo kun jij je voor de volle 100% inzetten voor de dingen waar je echt mee bezig moet.

1: Herken de tijdverspillers

Je wilt graag die ene blog lezen, je zoekt wanhopig naar een bestand met wachtwoorden en je wordt continu afgeleid door die ene collega of je volstromende mailbox. Het zijn zaken die niet per se slecht zijn – helemaal niet, al wordt het een probleem wanneer je merkt dat je niet aan de echt belangrijke zaken toekomt. Herken de inefficiënties en maak er een lijstje van, zodat je kunt toewerken naar gepaste oplossingen om ze te tackelen.

2: Automatiseer met digitale tools

Handmatig gegevens invoeren is met de beschikbare digitale tools niet helemaal meer van deze tijd. Toch wordt er veel tijd besteed aan administratieve zaken die eenvoudig te automatiseren zijn, zoals het ondertekenen van contracten of het gebruiken van e-mail templates. Uit onderzoek in Harvard Business Review blijkt dat mensen maar liefst 10-30% tijd kunnen besparen door processen op kantoor te automatiseren.

3: Stop met multitasken

Je kunt heel goed dingen meerdere dingen tegelijk, toch? Dat denken de meeste mensen, zo blijkt uit een enquête van Psychologie Magazine. Ondanks het grote vertrouwen in onze eigen vermogens blijkt dat multitasken weinig voordelen oplevert. Sterker nog, de kans op fouten neemt toe en het kost bovendien erg veel energie. Die extra vermoeidheid maakt je minder productief op je werk, en dat draagt natuurlijk weinig bij aan het doel om tijd te besparen.

4: Ruim op

Een geordende werkomgeving levert niet alleen een net bureau op, maar zorgt er ook voor dat je minder tijd verliest aan het vinden van allerlei spullen . Wist je dat we elke dag 10 minuten bezig zijn met zoeken naar dingen die we kwijt zijn? Dat blijkt uit onderzoek door de Britse verzekeringsmaatschappij Esure. Ordening brengt overzicht. Bovendien zorgt minder spul voor minder afleiding, waardoor jij je kunt focussen op je taken voor de dag.

5: Plan je dag en houd je tijd bij

Weet wat je op een dag wilt doen en stel vast hoe veel tijd je hiervoor neemt. Het bijhouden van tijd zorgt op meerdere manieren voor verhoogde productiviteit. Ten eerste kun je je concentreren op de taak waar je op dat moment mee bezig bent. Je laat je dus minder snel afleiden. Daarnaast krijg je een duidelijk beeld van je tijdverdeling: ben je ergens te lang mee bezig geweest of heb je juist tijd bespaard? Gebruik dit als input om aan te sturen waarop je kunt verbeteren.

Auteur: Stiply