Digitaal ondertekenen vanuit Microsoft Word

Zorg voor een rechtsgeldige digitale handtekening in Word

Met de Stiply for Word Plug-In ontvang je een rechtsgeldige digitale handtekening direct vanuit Microsoft Word. Wat maakt een digitale handtekening in Microsoft Word wel of niet rechtsgeldig?

De identiteit van de ondertekenaar

Ten eerste is het van belang dat je, zoals hierboven genoemd, de identiteit van de ondertekenaar controleert. Zo niet, dan bevat het document geen bewijs van ondertekening en kan dat leiden tot een juridisch geschil met in kwestie: jouw woord tegen die van de ondertekenaar.

De identiteit van de ondertekenaar kan je achterhalen met een geverifieerde authenticatie methode. Na ondertekening ontvang je als verzender een bewijsdocument, waarin de authenticatiegegevens van de ondertekenaar nog een keer staan uitgelicht. Je kan zelf een authenticatie niveau instellen. Er zijn in totaal vijf authenticatiemethodes bij Stiply: 

• E-mail: dit is een eenvoudige en gebruiksvriendelijke authenticatiemethode. Bij meer zwaarwegende documenten geeft deze methode echter niet altijd genoeg garantie. Zo zou een collega of partner met toegang tot het e mailadres ook het contract kunnen ondertekenen. Dit is daarom een laag authenticatieniveau.
  
  
• SMS: wanneer je authenticatie opvraagt via SMS moet de ondertekenaar een code invullen en daarmee tekenen. Alhoewel dit een stuk betrouwbaarder is dan een e-mail authenticatie, is ook hiermee niet helemaal zeker of de juiste persoon heeft getekend. Dit is daarom ook een laag authenticatieniveau. Lees hier meer over SMS authenticatie. 
  
  
• PiM: onderteken aan de hand van een unieke en onvervalsbare QR code, wat de ondertekenaar via de PiM app (een app ontwikkelt door KPN) kan scannen. De PiM methode is een stuk betrouwbaarder dan SMS authenticatie, aangezien de unieke en persoonsgebonden gegevens in de PiM app worden gecontroleerd met gegevens van betrouwbare bronnen (IDIN). Dit is een substantieel authenticatieniveau. Lees hier meer over authenticatie met PiM.
  
• Incassomachtiging: met een officiële incassomachtiging verleent de ondertekenaar toegang tot zijn of haar bankrekening nummer, waardoor het eveneens kan dienen als substantiële authenticatie. Lees hier meer over digitaal incasseren.
• IDIN: met IDIN moet de ondertekenaar inloggen bij zijn of haar bank om zichzelf te identificeren. Dat maakt het een zeer betrouwbare authenticatie methode. Ook dit is een substantieel authenticatieniveau. Lees hier meer over IDIN authenticatie.

Over het algemeen geldt: hoe belangrijker het document, hoe hoger het benodigde authenticatieniveau.

De integriteit van het document

Na ondertekening is het van belang dat de inhoud van het document niet meer kan worden gewijzigd. Stiply verzamelt informatie over wanneer, waar en vanaf welk apparaat een document is ondertekend door middel van zogenaamde hash-codes. Deze zijn uniek en tonen aan dat de ondertekende partijen op een bepaald tijdstip en een bepaalde plaats tot een overeenkomst zijn gekomen. Verder wordt een Word document in een ondertekenverzoek automatisch omgezet naar PDF, zodat de ondertekenaar de inhoud niet meer kan aanpassen.

Lees de handige tips die een digitale handtekening maken in word versnellen.

Meer voordelen van digitaal ondertekenen met Stiply

De Stiply for Word Plug-In is een gebruikersvriendelijke tool die je – na het maken van een account bij Stiply – direct kan toepassen in Microsoft Word. Ook voor jouw klant is de tool makkelijk in gebruik, die het document in een handomdraai wil kunnen ondertekenen. De andere partij ontvangt jouw ondertekenverzoek via de mail en kan direct, met een klik op de knop, de gevraagde velden invullen en het verzoek afronden.

Een digitale handtekening in Word laten zetten

Het gebruik van Stiply for Word Plug-In is een fluitje van een cent. Verstuur efficiënt ondertekenverzoeken met behulp van de gebruiksvriendelijke functionaliteiten van Stiply.

Contracten sneller retour

Wist jij dat je 61% van de digitaal ondertekende contracten en documenten via Stiply binnen één dag ondertekend retour komen? Dit komt door de diverse ingebouwde functionaliteiten die helpen het ondertekenproces te versnellen. Zo kan je ondertekenen op ieder apparaat, meerdere ondertekenaars toevoegen, de voortgang van het onderteken proces bijhouden en herinneringen instellen. Bekijk hier alle functionaliteiten van de Word Plug-In.

Jouw ondertekenaars ontvangen een digitaal ondertekenverzoek via de mail, waarin ze worden geleid naar het document met invulbare velden die jij hebt ingesteld. Op de plekken waar jij om een digitale handtekening vraagt kan de klant een krabbel zetten. Zowel verzender als ontvanger krijgen vervolgens een bevestiging van ondertekening en een bewijsdocument in de mail. Zo makkelijk is digitaal ondertekenen met Stiply voor jouw ondertekenaars!

Verbruik minder papier

Door digitaal te ondertekenen bespaar je jezelf en collega’s niet alleen tijd in administratieve handelingen, maar ook in papier. Contracten hoeven niet meer worden geprint of per post worden verstuurd voor ondertekening. Dit bespaart een hoop kosten en is bovendien een stuk duurzamer!

Een klantvriendelijke digitale handtekening

Een digitale handtekening zorgt voor veel meer gebruiksgemak dan een een natte handtekening op papier. Met een digitale handtekening kan de klant snel een handtekening plaatsen zonder dat hij daar veel voor hoeft te doen. Een paar klikken op de knop, et voilà, de handtekening is geplaatst!

Zo start je met de digitale handtekening in Word

Wanneer je gebruik wil maken van de Stiply for Word Plug-In, heb je een account nodig bij Stiply. De Stiply for Word Plug-In is hierbij standaard inbegrepen. Met een Stiply account kan je een onbeperkt aantal documenten toevoegen en ondertekenverzoeken versturen. Dat scheelt een hoop tijd en geld. En niet te vergeten papier! Een standaard (‘Professional’) account bij Stiply kost €30 per maand. Hiermee kan je tot wel 20 ondertekenaars toevoegen per document, en kan je gebruik maken van automatisch handtekening velden die het ondertekenproces versnellen. De Word Plug-In voeg je toe aan de Microsoft Word applicatie op je computer.

Bekijk hier alle Stiply prijzen.

Wil je Stiply for Word eerst uitproberen? Dat kan met een gratis proefaccount:

Hoe voeg ik de Stiply Plug-In toe aan Microsoft Word?

Wanneer je een gratis proefaccount hebt gemaakt, en je bent ingelogd in jouw Stiply account, volg onderstaande stappen om de Stiply for Word Plug-In toe te voegen aan Microsoft Word op jouw computer:

1. Open een nieuw Word document.
2. Klik op “invoegen”.
3. Klik op “Invoegtoepassingen downloaden”.
4. Klik op de store en typ “Stiply” in het zoekveld.
5. Klik op “toevoegen” en de Plug-In verschijnt automatisch in je Word omgeving.

Op naar de volgende stap: een digitale ondertekenverzoek sturen!

Zo krijg jij een digitale handtekening vanuit Word