Wat kost het om een contract ondertekend retour te krijgen? Het klinkt niet als zoveel werk, maar als je nagaat hoeveel handelingen ermee gepaard gaan, dan valt dat nog behoorlijk tegen. Zonde van de tijd, want je kan het minder intelligente deel van het proces gewoon automatiseren.
Stel je neemt een nieuwe medewerker in dienst of je hebt een nieuwe klant binnengehaald, in beide gevallen hoort daar een contract bij met één of meerdere handtekeningen van beide partijen. Doorgaans stelt de werkgever of opdrachtgever de overeenkomst op, zet daar een natte handtekening op (en mogelijk op iedere pagina een paraaf) om deze vervolgens naar naar de tegenpartij te versturen.
Handmatig
Doet hij dat (aangetekend) via de post, dan moet iemand het contract printen, al dan niet een nietje in het pak papier jassen, de papieren in een enveloppe stoppen, de enveloppe wegen, het juiste bedrag aan postzegels erop plakken en het naar de brievenbus of naar het postkantoor brengen. Als het document via e- mail verstuurd wordt, dan moet de opdrachtgever of werkgever het getekende contract inscannen.
Als de tegenpartij dan alles in goede orde ontvangen heeft, kan deze zijn handtekening zetten en het contract via de (aangetekende) post terugsturen en moet er weer iemand naar de brievenbus of postkantoor. In het geval dat het document via e-mail is binnengekomen, moet de ontvanger dit printen, de handtekening zetten het contract opnieuw inscannen en retourneren via de mail.
Dit is het proces, als het tenminste allemaal gladjes verloopt. Want soms duurt het best lang voordat een document retour komt en dan is het toch wel handig als er iemand achteraan belt of mailt. En van die handelingen moeten ook weer notities worden bijgehouden. Het laten ondertekenen van documenten kost dus veel tijd en leidt tot veel rompslomp. En dan hebben we het nog niet eens gehad over inkomsten die mogelijk zijn misgelopen, in die tijd dat deal nog niet rond is maar al wel rond had kunnen zijn. Het moge duidelijk zijn: dit kan makkelijker.
Deels geautomatiseerd
Met een e-signature applicatie kun je het proces voor een groot deel automatiseren en tegelijkertijd ook de doorlooptijd verkorten. Met een dergelijke applicatie laat je documenten elektronisch ondertekenen. Op die manier kan je overeenkomst sneller ondertekend retour komen zonder dat je hoeft te printen of te scannen. Doe je dit met Stiply, is het gewoon rechtsgeldig en je hebt er geen technische kennis voor nodig.
Je uploadt het document in Stiply en je geeft aan waar de ondertekenaars een handtekening moeten zetten. Je verstuurt het met een druk op de knop en de ondertekenaar ontvangt een mailtje met een link naar het document. Hij kan het document zonder inloggen direct online bekijken en via de desktop, tablet of smartphone een handtekening zetten. Beide partijen krijgen het ondertekende document vervolgens toegestuurd. Bovendien kun je met Stiply de voortgang monitoren en eenvoudig een reminder sturen. Dus zou je dit nog handmatig willen doen?
