8 min read
Digitale handtekening: 3 slimme manieren om 90% tijd te besparen
Geen gedoe meer met printen, scannen en wekenlang wachten op een simpele handtekening. Met Stiply regel je het gewoon digitaal, snel, veilig en...
Eén webapplicatie met uitgebreide koppelingen en integraties
4 min read
Team Stiply
01 augustus 2025
Geen gedoe meer met printen, scannen en wekenlang wachten op een simpele handtekening. Met Stiply regel je het gewoon digitaal, snel, veilig en zonder rompslomp.
In dit artikel laten we zien hoe je met drie verschillende methoden je ondertekenproces kan versnellen met Stiply en het proces naar een hoger niveau tilt. Denk aan tijdwinst, minder fouten, meer eenvoud én een soepelere ervaring voor medewerkers en externen.
We kennen het allemaal wel. Je hebt een contract klaar, maar dan begint het circus. Emailen met de klant. "Heb je het ontvangen?" "Kun je het printen?" "Waar moet ik precies tekenen?" En dan het terugsturen, scannen, en hopen dat alles leesbaar is.
Zelfs met digitale handtekening-tools blijft het vaak gedoe. Uploaden, handmatig velden plaatsen, uitleggen hoe het werkt, herinneringen sturen. Je bent meer bezig met het proces dan met je echte werk.
Tijd voor een andere aanpak, Stiply: Gewoon makkelijk
Laten we eerlijk zijn. Ook bij Stiply kun je het "klassieke" doen: document uploaden, ondertekenaars toevoegen, handtekeningvelden slepen en plaatsen, en dan versturen. Dat werkt prima en is al een stuk makkelijker dan printen en scannen.
Maar waarom zou je het jezelf moeilijk maken?
Het mooie aan Stiply is dat we drie slimme manieren hebben ontwikkeld om dit proces drastisch te versnellen. Of je nu een bestaande gebruiker bent die meer uit het platform wil halen, of je overweegt de overstap van een andere tool. Deze methodes kunnen je werkwijze compleet transformeren. Onze klanten die dit al gebruiken regelen hun contracten nu in minuten in plaats van dagen.
Waarom zou je een document eerst opslaan, dan uploaden naar een ander systeem, en daarna alle handtekeningvelden opnieuw plaatsen? Met de Stiply Word-plugin werk je gewoon in Word en verstuur je het bestand direct voor ondertekening.
Het grote voordeel van de Word integratie is dat je het inrichten, opmaken en versturen van het document allemaal vanuit één systeem doet, namelijk Word. Doordat je hier een aantal stappen mee overslaat in het proces bespaar je er veel tijd mee.
🚫Contracten versturen zonder de Word integratie duurt gemiddeld 15-30 minuten.
(opstellen → opslaan → uploaden → velden plaatsen → versturen)
✅Met het gebruik van de Word integratie duurt dit gemiddeld 2-3 minuten.
(Opstellen → Stiply velden toevoegen → Versturen)
Wil je meer informatie over hoe je dit voor jouw bedrijf kan inzetten bekijk dan dit hulp artikel.
Verstuur je regelmatig hetzelfde type document? Maak er een sjabloon van. Dit is perfect voor bedrijven die vaak hetzelfde soort document versturen. Maak één keer een sjabloon aan met alle velden op de juiste plek, en bij elk nieuw document hoef je alleen nog de ondertekenaar toe te voegen.
Deze functionaliteit is ideaal als je vaak dezelfde soort documenten moet versturen ter ondertekening, zoals:
Het in gebruiknemen van deze functionaliteit zorgt voor consistentie in de ondertekenverzoeken die verstuurd worden vanuit je bedrijf. Daarnaast geeft het ook de nodige tijdsbesparing:
🚫Contracten versturen zonder sjablonen duurt gemiddeld 15-30 minuten.
✅Met het gebruik van sjablonen duurt dit gemiddeld 30 seconden tot 3 minuten.
Waar wacht je nog op? Ga direct aan de slag met het aanmaken van je eerste sjabloon! Wil je weten hoe? Lees dan dit hulpartikel over sjablonen.
Voor wie het nóg sneller wil: gebruik tags. Plaats of of een van de andere tags direct in je document, upload het, en alle velden staan met één druk op de knop op de juiste plek. Je kan deze tags in elk document dat je ter ondertekening aan wilt bieden gebruiken. De tags worden automatisch toegewezen aan de juiste ondertekenaar, dit gebeurt op basis van het nummer achter de tag, "0" is de eerste ondertekenaar, "1" de tweede, enzovoort.
signature_0
= Handtekeningveld voor eerste ondertekenaardate_0
= Datumveld voor eerste ondertekenaartext_0
= Tekstveld voor eerste ondertekenaarinitial_0
= Paraafveld voor eerste ondertekenaarcheckbox_0
= selectievak voor eerste ondertekenaar_optional
' toe voor optionele veldenPro Tip: Voeg de tag voor het paraafveld toe in je voettekst voor automatische paraafvelden op elke pagina.
Het in gebruiknemen van deze functionaliteit zorgt voor de mogelijkheid tot het automatiseren van je proces met Zapier. Daarnaast geeft het al de nodige tijdsbesparing doordat al je tags met één druk op de knop omgezet worden naar de juiste velden voor de toegewezen persoon.
🚫Contracten versturen zonder tags duurt gemiddeld 15-30 minuten.
✅Met het gebruik van tags duurt dit gemiddeld 30 seconden tot 2 minuten.
Ben je enthousiast en wil je van start gaan met het toevoegen van tags aan jouw documenten? We raden je aan om ons hulpartikel over tags goed door te lezen voor een optimale werking.
📊 Nieuw bij digitale handtekeningen?
Start met het standaard proces om te leren. Schakel daarna over naar sjablonen.
📝 Werk je veel in Microsoft Word?
De Word plugin integreert naadloos in je huidige workflow.
🔄 Heb je veel standaard documenten?
Sjablonen besparen je enorm veel tijd bij herhalende documenten.
⚡Ben je een power-user?
Tags geven je maximale controle, snelheid en mogelijkheid om je proces verder te automatiseren met Zapier.
In onderstaande tabel hebben we een overzicht gecreëerd van de tijd die je kan besparen als er wordt uitgegegaan van het versturen van 10 documenten per maand.
Methode | Tijd per document | Totaal per week | Maandelijkse besparing |
Standaard proces | 15 - 30 minuten | 2,5 - 5 uur | |
Word Plugin | 2 - 3 minuten | 20 - 30 minuten | 16 tot 36 uur |
Sjablonen | 0,5 - 3 minuten | 5 - 20 minuten | 20 - 40 uur |
Tags | 0,5 - 2 minuten | 5- 10 minuten | 20 - 44 uur |
Of je nu kiest voor de Word-plugin, slimme sjablonen of tags, alle methodes zijn ontworpen om je documentworkflow te versterken, versnellen en vereenvoudigen. Geen gedoe meer met printen, scannen of wachten op handtekeningen.
Wil je ervaren hoe eenvoudig en krachtig digitaal ondertekenen met Stiply werkt? Start dan vandaag nog met een gratis proefaccount of plan een demo met een van onze specialisten.
8 min read
Geen gedoe meer met printen, scannen en wekenlang wachten op een simpele handtekening. Met Stiply regel je het gewoon digitaal, snel, veilig en...
4 min read
Werk je met Nmbrs? Dan weet je hoe belangrijk het is om HR-processen strak en foutloos in te richten. Toch blijft er vaak één stap onderbelicht: de...
3 min read
In het zakelijke landschap vormen offertes en overeenkomsten de basis van elke samenwerking. Of het nu gaat om een nieuwe klant of het formaliseren...