Digitale handtekening: 3 slimme manieren om 90% tijd te besparen

Geen gedoe meer met printen, scannen en wekenlang wachten op een simpele handtekening. Met Stiply regel je het gewoon digitaal, snel, veilig en zonder rompslomp. 

In dit artikel laten we zien hoe je met drie verschillende methoden je ondertekenproces kan versnellen met Stiply en het proces naar een hoger niveau tilt. Denk aan tijdwinst, minder fouten, meer eenvoud én een soepelere ervaring voor medewerkers en externen.

Veel bedrijven verliezen nog steeds tijd met het regelen van handtekeningen

We kennen het allemaal wel. Je hebt een contract klaar, maar dan begint het circus. Emailen met de klant. "Heb je het ontvangen?" "Kun je het printen?" "Waar moet ik precies tekenen?" En dan het terugsturen, scannen, en hopen dat alles leesbaar is.

Zelfs met digitale handtekening-tools blijft het vaak gedoe. Uploaden, handmatig velden plaatsen, uitleggen hoe het werkt, herinneringen sturen. Je bent meer bezig met het proces dan met je echte werk.

Tijd voor een andere aanpak, Stiply: Gewoon makkelijk
Laten we eerlijk zijn. Ook bij Stiply kun je het "klassieke" doen: document uploaden, ondertekenaars toevoegen, handtekeningvelden slepen en plaatsen, en dan versturen. Dat werkt prima en is al een stuk makkelijker dan printen en scannen.

Maar waarom zou je het jezelf moeilijk maken?
Het mooie aan Stiply is dat we drie slimme manieren hebben ontwikkeld om dit proces drastisch te versnellen. Of je nu een bestaande gebruiker bent die meer uit het platform wil halen, of je overweegt de overstap van een andere tool. Deze methodes kunnen je werkwijze compleet transformeren. Onze klanten die dit al gebruiken regelen hun contracten nu in minuten in plaats van dagen.

Direct vanuit Word je document versturen

Waarom zou je een document eerst opslaan, dan uploaden naar een ander systeem, en daarna alle handtekeningvelden opnieuw plaatsen? Met de Stiply Word-plugin werk je gewoon in Word en verstuur je het bestand direct voor ondertekening.

Wanneer gebruik je de Word integratie?

• Je stelt je contracten en documenten op in Word
• Je wilt niet continu tussen verschillende systemen wisselen
• Je werkt met je team voornamelijk in Office 365

Wat levert het gebruik van de Word integratie je op?

Het grote voordeel van de Word integratie is dat je het inrichten, opmaken en versturen van het document allemaal vanuit één systeem doet, namelijk Word. Doordat je hier een aantal stappen mee overslaat in het proces bespaar je er veel tijd mee.

🚫Contracten versturen zonder de Word integratie duurt gemiddeld 15-30 minuten. 
(opstellen → opslaan → uploaden → velden plaatsen → versturen)

✅Met het gebruik van de Word integratie duurt dit gemiddeld 2-3 minuten.
(Opstellen → Stiply velden toevoegen → Versturen)

Hoe stel je de Word integratie in?

1. Open Microsoft Word en ga naar "Add-ins" → "Store" of "Office Store".
2. Zoek naar “Stiply” en klik op “Toevoegen” om de plug‑in te installeren.
3. Meld je aan met je Stiply‑account via de nieuwe "Stiply"‑tab in Word.

Wil je meer informatie over hoe je dit voor jouw bedrijf kan inzetten bekijk dan dit hulp artikel.

Sjablonen: één keer instellen, altijd gebruiken 

Verstuur je regelmatig hetzelfde type document? Maak er een sjabloon van. Dit is perfect voor bedrijven die vaak hetzelfde soort document versturen. Maak één keer een sjabloon aan met alle velden op de juiste plek, en bij elk nieuw document hoef je alleen nog de ondertekenaar toe te voegen.

Voor welke documenten gebruik je Sjablonen?

Deze functionaliteit is ideaal als je vaak dezelfde soort documenten moet versturen ter ondertekening, zoals:

• Arbeidscontracten
• Huurovereenkomsten
• Leverancierskosten
• Geheimhoudingsverklaringen
• Offerte acceptaties

Wat levert het gebruik van sjablonen je op?

Het in gebruiknemen van deze functionaliteit zorgt voor consistentie in de ondertekenverzoeken die verstuurd worden vanuit je bedrijf. Daarnaast geeft het ook de nodige tijdsbesparing:

🚫Contracten versturen zonder sjablonen duurt gemiddeld 15-30 minuten.

✅Met het gebruik van sjablonen duurt dit gemiddeld 30 seconden tot 3 minuten.

Waar wacht je nog op? Ga direct aan de slag met het aanmaken van je eerste sjabloon! Wil je weten hoe? Lees dan dit hulpartikel over sjablonen.

Gebruik tags voor maximale automatisering

Voor wie het nóg sneller wil: gebruik tags. Plaats of of een van de andere tags direct in je document, upload het, en alle velden staan met één druk op de knop op de juiste plek. Je kan deze tags in elk document dat je ter ondertekening aan wilt bieden gebruiken. De tags worden automatisch toegewezen aan de juiste ondertekenaar, dit gebeurt op basis van het nummer achter de tag, "0" is de eerste ondertekenaar, "1" de tweede, enzovoort.

Wanneer gebruik je tags?

• Je verstuurd veel verschillende of aangepaste documenten maar wilt niet lang bezig zijn met het slepen van velden.
• Je wilt het proces zo snel mogelijk maken zonder vast te zitten aan een standaard sjabloon
• Je wilt gaan automatiseren middels de Zapier integratie van Stiply (lees hier meer)

Beschikbare Tags:

• signature_0 = Handtekeningveld voor eerste ondertekenaar
• date_0 = Datumveld voor eerste ondertekenaar
• text_0 = Tekstveld voor eerste ondertekenaar
• initial_0 = Paraafveld voor eerste ondertekenaar
• checkbox_0 = selectievak voor eerste ondertekenaar
• Voeg '_optional' toe voor optionele velden

Pro Tip: Voeg de tag voor het paraafveld toe in je voettekst voor automatische paraafvelden op elke pagina.

Wat levert het gebruik van tags je op?

Het in gebruiknemen van deze functionaliteit zorgt voor de mogelijkheid tot het automatiseren van je proces met Zapier. Daarnaast geeft het al de nodige tijdsbesparing doordat al je tags met één druk op de knop omgezet worden naar de juiste velden voor de toegewezen persoon. 

🚫Contracten versturen zonder tags duurt gemiddeld 15-30 minuten.

✅Met het gebruik van tags duurt dit gemiddeld 30 seconden tot 2 minuten.

Ben je enthousiast en wil je van start gaan met het toevoegen van tags aan jouw documenten? We raden je aan om ons hulpartikel over tags goed door te lezen voor een optimale werking.

Welke methode past het best bij jouw bedrijf?

📊 Nieuw bij digitale handtekeningen?
Start met het standaard proces om te leren. Schakel daarna over naar sjablonen.

📝 Werk je veel in Microsoft Word?
De Word plugin integreert naadloos in je huidige workflow.

🔄 Heb je veel standaard documenten?
Sjablonen besparen je enorm veel tijd bij herhalende documenten.

⚡Ben je een power-user?
Tags geven je maximale controle, snelheid en mogelijkheid om je proces verder te automatiseren met Zapier.

Concrete tijdsbesparing calculator

In onderstaande tabel hebben we een overzicht gecreëerd van de tijd die je kan besparen als er wordt uitgegegaan van het versturen van 10 documenten per maand.

Klaar om tijd te besparen met ondertekenen?

Of je nu kiest voor de Word-plugin, slimme sjablonen of tags, alle methodes zijn ontworpen om je documentworkflow te versterken, versnellen en vereenvoudigen. Geen gedoe meer met printen, scannen of wachten op handtekeningen.

Wil je ervaren hoe eenvoudig en krachtig digitaal ondertekenen met Stiply werkt? Start dan vandaag nog met een gratis proefaccount of plan een demo met een van onze specialisten.