Maak een einde aan de administratieve uitdaging met HR-automatisering

Wist je dat 41% van de werknemers erover nadenkt om ontslag te nemen of van baan te veranderen dit jaar? Het wordt ook wel de great resignation genoemd. Doordat we massaal zijn gaan thuiswerken, zijn werknemers anders gaan kijken naar hun werkgever. Misschien werden sommigen verplicht om toch naar kantoor te komen, anderen ervaarden weer een betere werk-privébalans. Maar wanneer medewerkers de organisatie verlaten, betekent dat je volop moet inzetten op recruitment. Hier komt veel administratieve uitdaging bij kijken, maar door te automatiseren, bespaar je veel tijd in het werving- en selectieproces.

Time-to-hire is cruciaal

Vaak verloopt het eerste deel van het recruitmentproces redelijk vlot: een kandidaat solliciteert en wordt uitgenodigd voor een sollicitatie. Maar daarna zorgt de menselijke factor voor vertraging in het proces. Afspraken worden vergeten, de manager is ziek of er is geen tijd om de kandidaten te selecteren. Door het gehele werving- en selectieproces te vangen in een track-and-tracefunctie verloopt dat veel efficiënter en houd je de snelheid erin.

Zowel jij als de kandidaat kan direct zien waar hij of zij zich in het proces bevindt: het cv is beoordeeld, het eerste gesprek gepland en daarna volgt nog een gesprek met de leidinggevende. Ook de benodigde documenten en handtekeningen neem je mee in dit geautomatiseerde proces. De kandidaat ziet dat er een kopie van een ID en uiteindelijk een handtekening onder het contract benodigd is. Door te automatiseren houd je het overzicht, kun je automatisch reminders versturen en worden alle documenten digitaal verwerkt. Hiermee verkort je de time-to-hire aanzienlijk

Bespaar duizenden euro's met HR-automatisering

Door HR-processen in meerdere geautomatiseerde flows te verwerken, nemen systemen en applicaties die administratieve rompslomp van je over. Benodigde documenten, zoals een BIG-registratie, een VOG of identiteitsbewijs worden automatisch opgevraagd en gescreend op authenticiteit en geldigheid. Kun je nagaan hoeveel tijd dat kost wanneer je dat allemaal handmatig moet doen. Bovendien blijkt uit onderzoek dat je ruim 46.000 euro kunt besparen door HR-processen te automatiseren, omdat medewerkers hier minder tijd aan kwijt zijn.

Digitaal ondertekenproces

Aan het einde van de werving en selectie van een kandidaat, volgt het sluitstuk: het contract. Print je nog steeds het contract uit om het vervolgens per post te versturen? Of werk je al digitaal in combinatie met mailen, printen en scannen? Dan gaan er, op z'n minst, een paar dagen voorbij, voordat je de ondertekende overeenkomst weer terug hebt. Tegenwoordig bestaan er handige digitale ondertekenoplossingen, waarbij je het contract naar de kandidaat mailt en hij of zij digitaal een handtekening zet. 42% van de documenten zijn binnen 2 uur retour, mét handtekening. En wanneer je alles binnen hebt, zet je de documenten over naar het digitale medewerkersdossier. Dit is slechts een van de vele voorbeelden hoe HR-automatisering een einde maakt aan administratieve werkzaamheden en waarbij gevoelige persoonsgegevens AVG-proof worden verwerkt.

De toekomst van HR-automatisering

Technologische ontwikkeling gaat razendsnel en slimme applicaties nemen de HR-afdeling een hoop werk uit handen. We vroegen Bert Koning, CEO van onze partner OTYS Recruiting Technology, naar zes trends en ontwikkelingen op het gebied van HR-automatisering. Wil jij ook administratieve lasten verminderen en voorbereid zijn op de toekomst? Download dan de gratis whitepaper.