Papiergebruik verminderen in je organisatie

Minder papier, beter voor het milieu

We gebruiken steeds minder papier. We printen minder uit, we verzenden digitale facturen en we lezen digitale kranten. Veel bedrijven streven naar papierloos of papierarm werken. Helemaal papierloos werken blijkt soms lastig: veel organisaties gebruiken ondanks alle goede intenties nog altijd meer papier dan nodig. In deze blog lees je praktische tips om het papiergebruik in je organisatie terug te dringen. Want hoe minder papier we gebruiken, hoe minder bomen we hoeven te kappen en hoe minder we het milieu belasten.

Print zo weinig mogelijk

Wil je iets uitprinten? Bedenk dan eerst of het echt nodig is. Soms kun je minder pagina’s printen of blijken er goede alternatieven te zijn.

1. Gebruik voor interne memo’s de mail of een mededelingenbord. Voorkom dan wel dat je medewerkers die mail alsnog uitprinten (sommige gewoontes zijn blijkbaar lastig af te leren), want dan heeft je goede bedoeling niets opgeleverd.
2. Zet voor interne communicatie een nieuw middel in, zoals Slack. Daarmee kun je ook allerlei documenten delen.
3. Als je vergadert, heeft niet iedereen een kopie van alle informatiestukken nodig. Met zijn tweeën een document lezen kan prima. Of laat de stukken rouleren. En de agenda kan op het whiteboard of de flip-over.
4. Stuur alle facturen digitaal. Dat scheelt niet alleen papier, maar ook tijd en verzendkosten.

Moet je tóch printen? Doe het dan slim

Soms ontkom je er niet aan dat je iets moet printen. Als je het doet, doe het dan zo slim mogelijk. Tips:

1. Gebruik dun papier. Veel organisaties gaan over op papier met lagere gramgewichten, zoals 70/75-grams papier. Zo bespaar je simpelweg hout.
2. Stel de printer zo in dat er niet vooraf en achteraf een blanco blad wordt uitgedraaid.
3. Gebruik een kleiner lettertype. (Het moet natuurlijk wel leesbaar blijven.)
4. Kies voor een milieubewuste huisstijl. Een niet al te groot lettertype, een schappelijke regelafstand en een ruimtebesparende lay-out zorgen ervoor dat je meer informatie op een pagina kwijt kunt.
5. Print dubbelzijdig. Dat scheelt de helft aan papier!
6. Vermijd kleuren printen als het niet hoeft. Hoe meer kleuren, hoe meer inktverbruik en verontreiniging.

Digitaliseer niet je papier, maar je proces

Nog steeds denken veel mensen bij digitaal werken niet zozeer aan het digitaliseren van processen, maar aan het digitaliseren van documenten. Maar digitaal werken is meer dan het inscannen van papieren documenten - want dan ben je nog steeds bezig met werken op papier, met als enige verschil dat je dat papieren document invoert in je computer. Het mooie van digitaal werken is juist dat je je processen digitaal maakt: je kunt alles op je tablet, iPhone of computer doen, en je slaat alles digitaal op. Papierloos van begin tot eind, dus.

Digitaal ondertekenen is volkomen papierloos

Een voorbeeld van een geheel gedigitaliseerd proces is digitaal ondertekenen. Officiële documenten aanmaken, ondertekenen, versturen naar ondertekenaars: je doet het allemaal op je computer of tablet. Voor de ondertekenaars geldt hetzelfde. Ze hoeven niets uit te printen, want ondertekenen gaat met de muis of via het touchscreen, en het document terugsturen gaat ook digitaal. Werk je met veel documenten die moeten worden ondertekend? Dan leent dit proces zich bij uitstek voor de digitale vorm.

Lees hier hoe Powerplay volledig digitaal is gegaan met Stiply