Word-document of PDF digitaal ondertekenen: de do's en don'ts

"Hey Stiply, kan ik ook mijn Word- of PDF-document digitaal ondertekenen?". Deze vraag krijgen we nog vaak te horen en het korte antwoord is: jazeker. Fijn om te weten, toch? Uiteraard hebben we nog veel meer tips voor je. Daarom hebben we de do's en don'ts om jouw document digitaal te ondertekenen voor je op een rijtje gezet.

De don'ts van documenten ondertekenen

‘De don'ts’ dat klinkt zo streng. We willen je eigenlijk gewoon meegeven wat minder slim is bij digitale ondertekening:

• Het klinkt misschien vreemd, maar het gebeurt nog vaak: zelf een handtekening in Paint maken en dat onder een document plakken. Zo’n digitale handtekening is niet zo rechtsgeldig. Je kunt namelijk niet de identiteit van de ondertekenaar controleren en dat is wel belangrijk in het kader van rechtsgeldigheid. 
  
  
• Maak niet ieder document weer opnieuw aan. Stukken tekst kopiëren en plakken uit een oud arbeidscontract om een nieuw contract op te stellen? Veel te omslachtig. Bovendien is de kans groot dat er fouten in het arbeidscontract sluipen die je gemakkelijk over het hoofd ziet bij het kopiëren en plakken.
  
  
• Je hoeft jouw Word-document niet om te zetten naar PDF om een digitale ondertekenoplossing te gebruiken. Dat kost allemaal weer extra tijd en opslagcapaciteit. Bovendien is het niet nodig, want in Stiply kun je zowel een Word-document als PDF uploaden. 
  
  
• Laat documenten liever niet op de 'traditionele’ manier ondertekenen, bijvoorbeeld door het arbeidscontract per post op te sturen. Je kunt wederom niet de identiteit van de ondertekenaar checken. Tenzij je het ondertekenen fysiek op kantoor laat gebeuren. Maar wie doet dat tegenwoordig nog?  

De do's van digitaal ondertekenen

Nu we de don'ts hebben besproken, is het ook altijd prettig om te weten wat dan wél handig is voor het digitaal ondertekenen van jouw Word-document of PDF: 

• Werk met templates. Stel, je hebt een arbeidscontract. Zorg dan dat je daarvan één brondocument hebt, zodat je altijd met hetzelfde type arbeidscontract werkt. Wat handig is, is dat Stiply in zo'n Word-document of PDF bijvoorbeeld het handtekeningenveld automatisch op de juiste plek plaatst. Dit regel je eenvoudig zelf met de tagfunctionaliteit.
  
  
• Het maakt niet uit welk type document je uploadt. Dat kan een Word-document zijn of een PDF. Wanneer je het arbeidscontract verstuurt voor ondertekening, dan wordt het document automatisch omgezet naar een PDF. Een PDF is namelijk lastiger aan te passen door de ontvanger, wat zorgt voor een betere bescherming van de integriteit van het document. Het enige wat wel gemakkelijk is, is het document ondertekenen.  
  
  
• Een algemene tip: sla de laatste versie van je Word-document altijd op, voordat je het verstuurt voor ondertekening. Dit lijkt misschien een dooddoener, maar anders ondertekent de ontvanger niet de juiste en laatste versie. 
  
  
• En een inkopper, maar we noemen hem toch: gebruik een digitale ondertekenoplossing. Dan ben je namelijk verzekerd van de juiste identificatiemethodes en documentintegriteit. Bovendien kun je eenvoudig bijhouden of en door wie je Word-document of PDF is ondertekend. Zelfs vanaf je vakantieadres, want Stiply is overal en altijd beschikbaar.

Bespaar tijd en geld met digitaal ondertekenen

We hopen dat met deze tips het digitaal ondertekenen van een Word-document of PDF nóg gemakkelijker voor je wordt. Ben je benieuwd naar hoeveel tijd en geld jouw organisatie kan besparen met digitaal ondertekenen? Bereken het nu met onze handige calculator.