Use case

Winclove Probiotics

Digitaal van 0 naar 100 met digitale handtekening software

Het Amsterdamse Winclove Probiotics probeerde verschillende tools uit voor digitale ondertekening van documenten, zoals offertes en facturen. De meeste e-signing tools bevielen niet, omdat ze in de ogen van de probiotica-producent niet erg praktisch zijn in gebruik. Ze zitten vol overbodige functies en vragen veel handelingen om tot resultaat te komen. Stiply voldoet wel: “Een keus voor gemak.
De meest eenvoudige tool, zonder veel poespas.”

 

 

Afbeeldingsresultaat voor winclove probiotics logo

”Een keus voor gemak.

De meest eenvoudige tool, zonder veel poespas.”

Marjolein Aan, Facilitair medewerkster bij Winclove Probiotics

Marjolein Aan is verbonden aan de Facilitaire afdeling van Winclove Probiotics: een familiebedrijf, dat probiotica onderzoekt, ontwikkelt en op de markt brengt. Probiotica zijn een voedingssupplement. In haar werk heeft ze veel te maken met offertes en facturen, die ze tekent en mede laat ondertekenen door haar leidinggevende.

 

De uitdaging: omslag van papier naar documenten digitaal ondertekenen

Marjolein Aan was al eens in contact gekomen met Stiply: een leverancier gebruikte de digitale ondertekeningstool voor het laten signeren van documenten. Ze zag direct de voordelen van e-signing, want het proces van Winclove Probiotics – offerte printen, laten tekenen, scannen en opsturen per post – past volgens Marjolein niet meer bij de huidige digitale samenleving.

Door de coronacrisis kwam de overstap naar online ondertekenen terecht in een stroomversnelling, vertelt ze. “Sinds de uitbraak zijn we van 0 naar 100 gegaan wat betreft digitalisering. In het begin, toen we allemaal thuis moesten werken, was onze receptioniste alleen maar bezig om zaken te scannen. Printen, laten ondertekenen en weer scannen. Ze was daar zó druk mee dat ik dacht ‘dit moet niet haar fulltime taak worden.’”

Met Stiply in haar achterhoofd, besloot Marjolein een proefperiode van tien dagen aan te gaan. Ze was direct enthousiast, maar moest haar collega’s van financiën en HR overtuigen. Die afdelingen probeerden Stiply ook uit en vonden het veel makkelijker werken dan voorheen. “HR moest op dat moment nog wachten tot mensen weer op kantoor waren voor ze iets konden laten tekenen, omdat stukken met de post waren verstuurd. Dat is natuurlijk echt niet meer van deze tijd.”

Het Hoofd Inkoop was echter niet direct om. “Zij vindt altijd dat we meerdere tools moeten proberen. De digitale ondertekenoplossingen naast Stiply vonden wij echter te ingewikkeld. Je moet zo veel handelingen doen om bij het eindpunt te komen. Er zitten ook allemaal opties in die we niet nodig hebben.”

Winclove Probiotics besloot niet meer verder te zoeken. “Ik heb toen met haar de knoop doorgehakt: Stiply zou de beste oplossing voor ons zijn. Er leefden nog wel vragen rondom de veiligheid van de tool. Stiply kon alle twijfels wegnemen en gaf aan dat het platform zo veilig is als maar zijn kan. Mijn baas, de directeur Operations, heeft toen besloten dat Stiply de digitale handtekening software is die we gingen gebruiken.”

 

De voordelen van de samenwerking met Stiply: veilige, eenvoudige en gemakkelijke e-signing

Voor Marjolein Aans leidinggevenden was veiligheid doorslaggevend. Stiply is mede door een IT-jurist ontworpen. Daardoor is sprake van ‘privacy by design’. Data wordt opgeslagen op Europese servers.

Omdat Stiply een ondertekenoplossing is en geen archief wordt voor ongetekende documenten een maximale bewaartermijn van één maand aangehouden. Getekende stukken worden na drie dagen verwijderd. Een ethical hacker controleert elk jaar het virtuele slot op de deur, maar kwam nog nooit binnen.

Winclove Probiotics gebruikt Stiply nu op vijf afdelingen voor het digitaal ondertekenen van documenten. Marjolein Aan zegt dat haar keus voor Stiply er een was voor gemak en eenvoud. Ze merkt dat leveranciers digitaal facturen accorderen ook prettig vinden. “Facturen worden nu vaker op tijd betaald. Ook offertes krijgen we sneller terug. Die komen anders bij iemand op het bureau terecht, waardoor het wel eens een week kan duren voordat we ze terugkrijgen. Nu er een ondertekenverzoek in hun mailbox zit, is de ontvanger toch eerder geneigd er iets mee te doen. Dat is zeker een voordeel.”

Met Stiply verhoogde Winclove Probiotics de efficiëntie, het plezier rondom het laten ondertekenen van documenten en contracten en bieden ze leveranciers meer flexibiliteit.

“Facturen worden nu vaker op tijd betaald. Ook offertes krijgen we sneller terug.’’

 

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Stiply? 

Plan geheel vrijblijvend een demo in met een medewerker van Stiply om wegwijs te worden met digitaal ondertekenen!

 
Plan demo