Koppeling Nmbrs en Stiply levert tijdwinst en gemak op

De nieuwe koppeling tussen de HR- en salarissoftware Nmbrs en Stiply’s oplossing voor digitaal ondertekenen zorgt bij luchtvrachtbeveiliger PMT Aviation voor aanzienlijke tijdwinst en foutreductie. “Bij ons op de HR-afdeling is nu alles snel en efficiënt gedocumenteerd en gearchiveerd en onze medewerkers hebben nu altijd een up-to-date overzicht van hun personeelsdossier. Het mes snijdt echt aan twee kanten”, zegt Tanya Ross, HR-medewerker bij PMT Aviation.

Elke dag landen en vertrekken er ongeveer veertienhonderd vluchten per dag op Schiphol. Zoals iedereen weet is veiligheid een van de belangrijkste speerpunten op de luchthaven.

Het handhaven en bevorderen van die veiligheid merken we als we naar de gate van ons vliegtuig willen komen: met onder meer metaaldetectoren, röntgenscanners en bodyscanners wordt onderzocht of passagiers verboden of gevaarlijke voorwerpen bij zich dragen. Wat zich meer aan het oog onttrekt, is de controle van de luchtvracht en -post. Niet alleen koffers van vakantiegangers worden gecheckt, maar ook alle brieven en pakketten krijgen een nauwkeurige inspectie.

Een van de bedrijven die is gespecialiseerd in deze luchtvrachtbeveiliging is het op Schiphol gevestigde PMT Aviation. De ongeveer tweehonderd medewerkers zorgen al 35 jaar 24/7 voor een soepele doorstroom van passagiers en luchtvracht, zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid. “Wij beoordelen onze beveiligers op professionaliteit, alertheid en gastvrijheid. Bovendien moeten zij uiteraard 100 procent integer zijn. Onze selectieprocedure is dan ook streng en zorgvuldig, want wij willen onze klanten de hoogste kwaliteit leveren”, vertelt Ross.

Digitaal ondertekenen met Stiply 

Dat de selectie grondig en intens is, blijkt ook wel uit het verloop van de medewerkers bij de luchtvrachtbeveiliger: die is er nagenoeg niet. Door acquisitie van nieuwe opdrachtgevers moeten er echter wel telkens nieuwe medewerkers worden aangetrokken.

“Naast de luchthavens Schiphol en Airport Maastricht, bij die laatste controleren wij niet alleen de luchtvracht maar ook de passagiers, beveiligen wij ook bedrijven, warehouses of terreinen. Wij blijven dus stevig doorgroeien”, aldus Ross. Als de selectieprocedure met goed gevolg is doorlopen, volgt indiensttreding van de nieuwe medewerker. Dan komen ook Nmbrs en Stiply in beeld.

“Stiply zorgt voor snelheid en het is meteen rechtsgeldig, wel zo gemakkelijk”

“In Nmbrs houden we alles bij op het gebied van salarissen, contracten, vrije dagen enzovoort;
alles wat betrekking heeft op de relatie tussen werkgever en werknemer is daarin vastgelegd”, licht Ross toe. “In dat hele proces moeten er natuurlijk ook allerlei documenten ondertekend worden, zoals arbeidscontracten, certificaten en bepaalde formulieren.

Dat deel voeren wij dan weer digitaal uit met Stiply, wat zorgt voor snelheid en het is meteen rechtsgeldig, wel zo gemakkelijk. Dat is natuurlijk ook heel fijn voor onze medewerkers, want dan hoeven ze niet telkens naar kantoor te komen om iets te ondertekenen.”

Koppeling Nmbrs en Stiply is uiterst efficiënt

Sinds begin 2024 werkt PMT Aviation met de directe koppeling tussen Nmbrs en Stiply. Voor het HR-team betekende dat meteen een omslag in hun dagelijkse werkproces. Waar voorheen ondertekende documenten nog handmatig vanuit de HR-mailbox naar het juiste personeelsdossier in Nmbrs moesten worden verplaatst, gebeurt dat nu volledig automatisch.

Tanya Ross: “Stiply is heel gebruiksvriendelijk, zowel voor ons bij HR als voor onze medewerkers”

“Dat is hartstikke handig, want voorheen ondertekenden we al alles wel digitaal met Stiply, maar moesten we de ondertekende documenten vanuit onze HR-mailbox overzetten naar een specifiek personeelsdossier”, legt Ross uit. “Dat kost niet alleen tijd, maar de kans op fouten is ook aanwezig. Nu gaat een ondertekend document direct naar het juiste dossier in Nmbrs.”

Meer functionaliteit en betere juridische zekerheid 

Naast tijdwinst en minder foutgevoeligheid biedt de koppeling met Stiply meer functionaliteit, betere juridische zekerheid en geavanceerdere mogelijkheden rondom het ondertekenproces. Zo is het onder meer mogelijk te ondertekenen met iDIN, vindt automatische opvolging plaats, is de processtatus makkelijk te volgen en behoren koppelingen met andere HR-processen tot de mogelijkheden.

“De koppeling tussen Nmbrs en Stiply werkt voor ons heel gemakkelijk. Het is ook heel gebruiksvriendelijk, zowel voor ons bij HR als voor onze medewerkers. Wij kunnen bijvoorbeeld zien welke stappen medewerkers hebben ondernomen. Hebben ze hun mail geopend? Vervolgens het document geopend en gezien? En tot slot: hebben ze het document ondertekend? Als het proces ergens stokt, krijgen medewerkers automatisch een herinneringsmail. Wij hebben er geen omkijken meer naar, ideaal dus”, zegt Ross. 

Slimmer, eenvoudiger en overzichtelijker ondertekenproces 

De integratie tussen Nmbrs en Stiply levert PMT Aviation meer voordelen op dan alleen tijdwinst en minder fouten. Binnen de Nmbrs-omgeving biedt Stiply namelijk ook diverse slimme functionaliteiten die het ondertekenproces en het HR-werk eenvoudiger en overzichtelijker maken

Zo is het onder andere mogelijk om documenten te ondertekenen met iDIN, wat zorgt voor extra rechtsgeldigheid en gemak. Daarnaast krijgen HR-medewerkers realtime inzicht in het proces: ze kunnen precies zien welke documenten nog openstaan en welke al zijn ondertekend. Ook zorgt Stiply voor automatische opvolging en notificaties, zodat er geen documenten blijven liggen.

“Een ondertekend document gaat automatisch direct naar het juiste dossier in Nmbrs, zonder kans op fouten”

Tot slot sluit de koppeling naadloos aan op andere HR-processen, zoals onboarding en contractverlenging, zodat het gehele personeelsdossier altijd up-to-date is. “Het mooie is dat het ook voor onze medewerkers intuïtief werkt.

Zij ontvangen het document, klikken erop, ondertekenen en zijn klaar. Voor ons als HR is het een enorme verlichting. We hoeven niemand meer na te bellen of achter papieren aan te lopen. De koppeling met Stiply werkt gewoon en dat maakt het verschil”, zo besluit Ross.

Voordelen integratie Nmbrs en Stiply in het kort

Ondertekening met iDIN voor extra zekerheid en gebruiksgemak

Realtijd inzicht in de status van documenten

Automatische herinneringen wanneer actie nodig is

Integratie met andere HR-processen zoals onboarding en contractverlenging

Wil je ook slimmer en efficiënter ondertekenen binnen je HR-proces? Ontdek hieronder wat de Stiply-koppeling met Nmbrs voor jouw organisatie kan betekenen of neem contact met ons op.

of Ontdek de Nmbrs koppeling