Horticoop Technical Services stapt over naar de digitale handtekening

Horticoop Technical Services is  onderdeel van Coöperatie Horticoop. De afdeling Technical Services houdt zich bezig met alle technische installatie binnen de glastuinbouw. Verkoop van installaties, onderhoud aan machines en daarnaast worden er ook producten verkocht. Horticoop Technical Services heeft twee locaties, in Bleiswijk en Klazienaveen, en beschikt over 55 werknemers. Sinds 2019 worden offertes digitaal ter ondertekening verstuurd via Stiply. In gesprek met Tom Zwijsen, manager van de afdeling Technical Services, werd duidelijk hoe Stiply wordt ingezet.

Hoe wordt Stiply ingezet binnen Horticoop Technical Services?

Digitaal ondertekenen wordt binnen Horticoop Technical Services ingezet om offertes ondertekend te krijgen. De reden voor het digitaal ondertekenen van deze documenten was volgens Zwijsen om kosten te besparen: ‘’ Er zijn een aantal offertes die snel bij de klant moeten zijn, of een opdracht bevestiging die ondertekend moet worden door de klant waarvoor geen tijd is om langs te gaan, klanten waarderen die enorm, het scheelt hun ook tijd, en tijd is geld! Toen zijn we op zoek gegaan naar een alternatief en zijn we bij Stiply uitgekomen. Dit werkt perfect.’’.

Een extra manier om te identificeren

Horticoop Technical Services maakt ook gebruik van een authenticatiemethode, namelijk een extra identiteitscheck door middel van een SMS-code die wordt verstuurd. ‘’Vanuit onze accountancy afdeling is een digitale handtekening alleen niet genoeg. Het is dan ook puur borging vanuit onze accountant om de documenten rechtsgeldig te laten ondertekenen. Nu hebben wij ook in het bewijsdocument staan dat wij op een extra manier hebben gevraagd om zich te identificeren. We hebben die discussie met klanten gelukkig nog nooit gehad, maar ik wilde die functionaliteit gewoon erbij hebben.’’.

Wat levert digitaal ondertekenen op voor Horticoop Technical Services?

In het account van Horticoop Technical Services kunnen vijf gebruikers ondertekenverzoeken versturen. Drie gebruikers zijn accountmanagers die zo hun eigen projecten kunnen afhandelen, een service- en onderhoud coördinator voor het ondertekend krijgen van onderhoudscontracten en de verkoop binnendienst heeft ook toegang tot het account.

Stiply zorgt binnen Horticoop Technical Services voor een hogere graad van efficiëntie, legt Zwijsen uit: ‘’We hebben klanten op tweehonderd kilometer afstand waarvan je een getekende opdrachtbevestiging wilt hebben. Daarvoor is dit gewoon een fantastisch middel. Dit gaat dan niet ten koste van de marge, het levert voor ons veel tijd op, want de relatie met de klant is al goed. We zien het ook steeds vaker bij contracten met grotere bedragen, het digitaal ondertekenen wordt steeds bekender en dat is een goed teken. En je hebt een stukje rapportage er achteraan, dat is voor ons ook erg belangrijk. Je kunt precies zien hoe een contract ondertekend is, wanneer en welke stappen er zijn genomen om de identiteit vast te stellen.’’

Zowel de klanten als Horticoop Technical Services zijn erg tevreden over Stiply en haar diensten.

''Je kunt precies zien hoe een contract ondertekend is, wanneer en welke stappen er zijn genomen om de identiteit vast te stellen.''

Horticoop Technical Services

Regio's: Bleiswijk, Zuid-Holland en Klazienaveen, Drenthe

Organisatie: 55 medewerkers

Digitaal ondertekenen op de afdeling: Technical Services

Branche: Verkoop van installaties, projecten rond mechanisatie en keuringen en onderhoud aan machines

https://www.hcts.tech/