Waarom Schoolfoto.nl kiest voor het gemak van digitale ondertekening

De uitdaging: efficiënter documenten versturen en ontvangen

Een schoolfoto is een leuke, blijvende herinnering aan vroeger. Schoolfoto.nl is een organisatie die zowel voor het basis- als voortgezet onderwijs een fotografie dag ‘op rolletjes’ laat verlopen. Office & Account Manager Melanie van der Heyden vertelt dat er op jaarbasis tussen honderd en honderdvijftig contracten de deur uitgaan voor een strak geregelde fotodag.

Soms zijn dat contracten met koepelorganisaties en schoolstichtingen, waar meerdere scholen onder vallen. Het versturen van deze contracten gebeurde lange tijd via de post. Van der Heyden: “We verstuurden de documenten op de ouderwetse manier en lieten dan één exemplaar terugsturen. Ik vroeg me af of dat niet gemakkelijker zou kunnen, meer geautomatiseerd. Dat zou ook voor de scholen veel handiger zijn.”

Van der Heyden vertelt dat het versturen per post problemen opleverde. “Eens in de zoveel tijd raakte een contract met de post kwijt en koste het veel tijd om te achterhalen waar het was. Per post weet je ook niet bij wie een document terechtkomt. En als je eindelijk je contactpersoon hebt gevonden, volgt er een hele procedure. Het contract moet terechtkomen bij degene die moet tekenen, die moest het vervolgens terugsturen. Dat is veel werk. Daarom wilde ik toe naar digitaal ondertekenen.”

De oplossing: documenten digitaal ondertekenen

Voor de wens die Van der Heyden had, bleek al geruime tijd een oplossing te bestaan in de vorm van e-signing. “Ik had er nooit van gehoord en mijn collega ook niet. We kwamen er pas achter toen we samen op onderzoek uitgingen. Een digitale handtekening is echt ideaal. Je zet een krabbel met je muis of uploadt een plaatje van je handtekening. Je hoeft niet meer te printen, te scannen, geen enveloppen te versturen. Nabellen is ook niet meer nodig.”

Van der Heyden probeerde verschillende programma’s uit, maar vond Stiply het makkelijkst werken. “De beslissing was dus snel genomen.”

De voordelen van digitaal ondertekenen met Stiply

Als doorslaggevende reden om voor Stiply te kiezen, noemt Van der Heyden het gebruiksgemak. De oplossing vereist weinig technische kennis. “Je kunt gemakkelijk gegevens invoeren. Het vakje waar de handtekening moet komen, sleep je eenvoudig naar de juiste plek in het document. Concurrenten bieden die mogelijkheid niet altijd.”

Wat ze ook heel fijn vindt, is dat je na het versturen van het bestand de voortgang online kunt bijhouden. “Eerder moest ik vaak bellen, omdat ik niks meer hoorde. De envelop lag dan nog op de stapel of was kwijtgeraakt. Maar Stiply stuurt de ontvanger automatisch een herinnering.”

Verder noemt Van der Heyden het ideaal dat Stiply de mogelijkheid biedt om het systeem tien dagen gratis uit te proberen. “Dat is ook echt super makkelijk. Na afloop van de periode heb ik direct gebeld om te zeggen dat ik heel blij was met het product en dat ik de proefversie wilde verlengen.”

De samenwerking levert niet alleen voordelen op voor schoolfoto.nl. Met digitaal ondertekenen zijn scholen nu ook verlost van de rompslomp rond kopiëren, ondertekenen en terugsturen. Ze sturen contracten nu veel sneller ondertekend terug, merkt Van der Heyden. “Op de oude manier was het zóveel werk. Digitaal ondertekenen en opslaan op de computer is zoveel makkelijker. Ik heb nu klanten die al binnen één uur reageren.”

Het voordeel van Stiply is ook om een contract in een bulkversie te kunnen sturen, naar bijvoorbeeld een koepelorganisatie die bij elke locatie een ander contactpersoon heeft die een document moet ondertekenen. Je verstuurt één contract naar verschillende personen en ze weten niet van elkaar dat ze hetzelfde document hebben ontvangen, ideaal!

Schoolfoto.nl

Regio: Nederland, Noordwijkerhout

Organisatie: 15 medewerkers

Digitaal ondertekenen op de afdeling: Sales

Branche: Fotografie

https://www.schoolfoto.nl/