Scholings- en plaatsingsovereenkomsten digitaal ondertekenen

Waarom digitaal ondertekenen?

“Bij Zorgcollege werken we met veel zorgprofessionals, bedrijven, instellingen en publieke organen. Dit kan in de vorm zijn van een opleiding, maar ook bijscholing. Bij de opleidingen moet er een plaatsingsovereenkomst of scholingsovereenkomst ondertekend worden door de student en organisatie, zodat de overeenkomst officieel en rechtsgeldig bekrachtigd is.”

Wat was de aanleiding om een digitale ondertekenoplossing te zoeken?

“Voorheen verliep dit proces gewoon op papier via de post. De overeenkomst ging namelijk per post naar de student, vervolgens naar de organisatie en tot slot weer terug naar ons. Vaak zagen we dat de overeenkomst al gauw veel dagen onderweg was en bij alle partijen een tijdje op het bureau bleef liggen en vergeten werd. Dan moesten wij uitzoeken waar het contract was en er weer achteraan bellen, met veel administratieve lasten voor onze medewerkers. Dit proces was op deze manier ook erg foutgevoelig: documenten werden niet compleet ondertekend of raakten kwijt.”

Gemakkelijk digitaal ondertekenen

“Daarom besloten we te zoeken naar een simpele ondertekenoplossing, waarmee we de handtekening sneller op konden halen. Bij Zorgcollege willen wij ook professionaliteit uitstralen naar de student en organisatie en deze onhandige manier is niet meer van deze tijd.”

Hoe ziet het ondertekenproces er nu uit?

“We versturen de scholingsovereenkomsten en plaatsingsovereenkomsten via de web applicatie van Stiply. Wanneer het voortraject is afgerond en we uitkomen bij de ondertekening van de overeenkomsten kunnen we gemakkelijk en snel de handtekeningen ophalen bij de student en organisatie. We kunnen hier gemakkelijk de begeleidende mail customizen voor zowel de student en organisatie.”

Wat voor resultaat levert het ondertekenproces op?

Nu we dit doen via Stiply, zien we dat de overeenkomsten vele malen sneller terugkomen. De overeenkomst komt binnen een paar minuten bij de ondertekenaar terecht, waardoor je ook ziet dat het sneller ondertekent wordt, dan dat er nog een paar dagen overheen gaat. Het staat dan nog vers in het geheugen van de student en organisatie. Daarnaast is het veel minder foutgevoelig en kost het minder tijd om te herinneren. Stiply faciliteert hier in met gemakkelijke software om de handtekening snel op te halen. Medewerkers vinden het prettig om met Stiply te werken en ik heb er eigenlijk geen omkijken meer naar.

Hoe zou je digitaal ondertekenen met Stiply in een paar woorden samenvatten?

Snel, foutloos, gemakkelijk en rechtsgeldig.

Zorgcollege

Regio: Nederland, Rotterdam

Organisatie: 58 medewerkers

Digitaal ondertekenen op de afdeling: HR

Branche: Educatie

https://zorgcollege.nl/