Stel overeenkomsten / contracten sneller op met digitaal ondertekenen

1. Via elk apparaat digitaal ondertekenen

Het versturen van een ondertekenverzoek kan via je laptop, smartphone of tablet. Maar ook degene die een digitale handtekening moet zetten, kan dat doen via bijna elk apparaat en via elke moderne browser. Er is verder geen gedoe met inloggen, dus een handtekening is snel gezet.

2. Meerdere ondertekenaars? Geen probleem!

Binnen het sociaal domein zijn vaak meerdere belanghebbenden betrokken. Het is mogelijk om een overeenkomst door meerdere personen digitaal te laten tekenen. Zij hoeven alleen maar op de link in jouw e-mail te klikken om hun handtekening te zetten. Op die manier wordt dezelfde overeenkomst van alle benodigde handtekeningen voorzien.

3. Digitaal ondertekenverzoek in lijn met de organisatie

Vragen om een digitale handtekening doe je eenvoudig per e-mail die je gewoon verstuurt vanuit het domein van je organisatie. Bovendien kun je zowel de e-mail als de ondertekenpagina volledig weergeven in jullie eigen huisstijl. Dat oogt een stuk professioneler en roept minder vragen op bij de ontvanger, dan wanneer hij in een onherkenbare omgeving terecht zou komen bij het ondertekenen. Dit zorgt voor zo min mogelijk afleiding en komt de ondertekensnelheid ten goede.

4. Stuur automatisch een herinnering

Via de ondertekenoplossing kun je de ondertekenaar een termijn meegeven. Mocht zijn of haar handtekening nog niet zijn gezet binnen de gewenste periode, dan ontvangt hij/zij automatisch een herinnering. De status van je ondertekenverzoek vind je snel en overzichtelijk terug in je eigen dashboard en geeft grip op het proces.

5. Maak sjablonen in je cliënt- of zaaksysteem

Van veel overeenkomsten kun je een standaarddocument opstellen in je cliënt- of zaaksysteem. Het grootste deel van zo'n contract is statische content, maar een gedeelte is dynamisch, zoals een naam, handtekening en datum. In het sjabloon kun je al aangeven waar die gegevens horen te staan, zodat het ondertekenprogramma dat herkent. Zo kunnen overeenkomsten snel de deur uit.

6. Verzoek om een digitale handtekening direct via Word 

Via een plug-in in Microsoft Word kun je direct om een digitale handtekening vragen zonder dat je hiervoor eerst naar het ondertekenprogramma moet. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, de gewenste authenticatiemethode, de ondertekentermijn en een persoonlijk bericht en de overeenkomst kan worden verstuurd.

Digitaal ondertekenen in het sociaal domein

Een digitale handtekening bespaart een hoop onnodige vertraging in het hulpverleningsproces. Hoe sneller overeenkomsten in orde zijn, hoe sneller iemand geholpen kan worden met zijn of haar problemen. De Volkskredietbank Noord-Oost Groningen (VKB) ervaart al de voordelen van digitaal ondertekenen, zoals een snellere intake en minder kosten. Lees de klantcase van de VKB en ontdek hoe digitaal ondertekenen wordt ingezet binnen het sociaal domein.