Digitale handtekening in een PDF

Zorg voor een rechtsgeldige digitale handtekening in PDF

Veel overeenkomsten, contracten en zakelijke documenten worden opgesteld in PDF. Het is dan ook verleidelijk om zelf een digitale handtekening te laten maken in PDF door middel van een PDF bewerkingsprogramma. Ideaal, zo een simpele krabbel. Maar let op, deze manier van handtekeningen plaatsen is niet rechtsgeldig! Want er is geen bewijs dat de handtekening ook daadwerkelijk is geplaatst door de ondertekenaar. 

Met een betrouwbare digitale ondertekenoplossing is jouw digitale handtekening via PDF net zo rechtsgeldig als een natte handtekening. 

De identiteit van de ondertekenaar

De rechtsgeldigheid van een digitale handtekening is bepaald door aantoonbaar bewijs dat beide partijen (de verzoeker en ondertekenaar) akkoord zijn over de inhoud van de overeenkomst. Alleen dan is het document waarin de overeenkomst is vastgesteld bindend.

Wanneer het document is ondertekend door de ondertekenaar, heeft hij het gelezen, begrepen en is hij akkoord met de inhoud. Om te kunnen meten of het PDF document is ondertekend door de ondertekenaar, heb je een rechtsgeldige authenticatie methode nodig.

Authenticatie binnen Stiply

Met een authenticatiemethode kan je direct de identiteit van de ondertekenaar controleren. Stiply werkt met een aantal authenticatiemethodes:

• E-Mail: de ondertekenaar ontvangt standaard het ondertekenverzoek via e-mail. Wanneer het PDF document via deze link wordt geopend, verifieert de ondertekenaar zijn of haar digitale handtekening door middel van zijn of haar e-mailadres. Deze vorm van authenticatie is laagdrempelig, maar heeft wel een lage bewijswaarde in geval van een juridisch geschil.
• SMS: een aanvullende authenticatie methode is SMS-authenticatie. De ondertekenaar ontvangt een SMS-bericht met daarin een code, die hij of zij voor ondertekening moet invullen in het document. 
• PiM: een PIM-authenticatie vindt plaats middels de PiM-app ontwikkeld door KPN. wanneer een ondertekenverzoek moet worden geverifieerd, deelt de ondertekenaar zijn of haar persoonsgegevens die zijn verzameld in de PiM-app. Deze gegevens zijn opgehaald uit iDIN, waardoor deze authenticatie methode net zo rechtsgeldig is als een directe authenticatie via iDIN. Lees hier meer over PiM authenticatie.
• Incassomachtiging: de ondertekenaar verleent het bedrijf of rechtspersoon die het ondertekenverzoek heeft uitgezet incasso rechten tot hun bankrekening. 
• iDIN: dit is een vorm van authenticatie door middel van een verificatie van het ondertekenverzoek door de bank van de ondertekenaar.

Het type authenticatie is afhankelijk van het belang van het PDF-document dat moet worden ondertekend. Wanneer het een zakelijk contract met een hoog financieel belang betreft, adviseren wij gebruik te maken van een hoge authenticatiemethode, zoals iDIN. Het voordeel van een PDF-document is dat het niet  makkelijk aan te passen is door de ondertekenaar, waardoor het document zijn integriteit bewaard. Wanneer je een ondertekend verzoek gaat versturen voor ondertekening, wordt het te ondertekenen document automatisch omgezet naar PDF met Stiply. Lees onze tips voor een rechtsgeldige digitale handtekening.

Welke PDF documenten kan ik ondertekenen?

Je kan alle documenten die je in PDF, maar ook Word, opstelt laten ondertekenen. Stiply converteert documenten automatisch naar PDF wanneer je het ondertekenverzoek gaat versturen. Voorbeelden van documenten waarvan je een digitale handtekening kan opvragen: 

• arbeidsovereenkomsten
• contracten met klanten
• interne documenten zoals leaseovereenkomsten
• bestuursbesluiten
• gebruikersovereenkomsten
• geheimhoudingsovereenkomsten
• aanmeldformulieren

Lees hier hoe verschillende sectoren gebruikmaken van de digitale handtekening.

Zo plaats je een handtekening in PDF

Het opvragen van een digitale handtekening in een PDF doe je in een aantal stappen:

1. Log in op jouw Stiply account. 
2. Maak een nieuw ondertekenverzoek aan.
3. Upload het document naar de Stiply account omgeving.
4. Vul het e-mailadres in van de ondertekenaars.
5. Je kan eventueel aangeven of het om een persoon gaat die alleen als CC meegenomen moet worden in het ondertekenverzoek.
6. Selecteer de ondertekentermijn.
7. Selecteer de identificatiemethode. Je kan alle identificatiemethoden gebruiken die ook in het standaard Stiply account geactiveerd zijn: e-mail, SMS, iDIN, Incassomachtiging en PiM.

Je kan een digitale handtekening opvragen bij één of meerdere personen door handtekening velden toe te wijzen aan specifieke personen. Stiply hanteert een maximum van 20 ondertekenaars per PDF document.

Lees hoe je een digitale handtekening opvraagt bij meerdere ondertekenaars.