Hoe digitaal ondertekenen kan helpen bij bedrijfsfraude

Wist je dat 51% van alle bedrijven te maken krijgt met financieel-economische fraude? Waarvan 66% aangeeft dat dit meer is dan voorgaande jaren, aldus het tijdschrift Risk & Business. Een zorgwekkende groei dus, die ook in Nederland steeds zichtbaarder wordt. En denk je nu ‘dat overkomt mij niet’? Nou, zelfs bij toporganisaties gaat het mis. Zo was ook Bol.com slachtoffer van een fraudezaak. Een leverancier had zogenaamd een nieuw bankrekeningnummer dat Bol.com netjes had aangepast om vervolgens daar geld naar over te maken. Weg € 750.000,-. Dit is één voorbeeld, maar dit soort fraudegevallen gebeuren bij behoorlijk veel bedrijven. Op grote en kleine schaal. Voor financiële administraties is het dus meer dan ooit belangrijk om hier heel erg waakzaam in te zijn. Een digitale handtekening helpt voorkomen dat jij de volgende naam op de slachtofferlijst bent.

Veel voorkomende fraude

Wat je veel ziet gebeuren, is dat bedrijven een mail ontvangen van een leverancier over een nieuw bankrekeningnummer. Dit kunnen hackers zijn die een mail sturen via de domeinnaam van die leverancier, als bijvoorbeeld de mailsecurity niet goed genoeg is geregeld. Het bedrijf past het rekeningnummer netjes aan in de administratie en maakt vervolgens geld over naar een verkeerd nummer. Weg euro’s. Dit is maar één voorbeeld van een fraudegevoelig wijzigingsproces, er zijn er uiteraard nog veel meer. Gelukkig proberen organisaties dit steeds meer in control te krijgen, door berichten en informatie goed te checken. Via een mail of telefoontje. Maar is dat genoeg? Ons advies: regel dit soort processen goed en strak in, via een officiële procedure en met zichtbare controles.

Controleren met een digitale handtekening

Je kunt op meerdere manieren controleren of de informatie en afzender wel kloppen. Eén van deze manieren is met een digitale handtekening. We gebruiken weer hetzelfde voorbeeld: stel, je ontvangt een e-mail met een gewijzigd bankrekeningnummer. Dan kun je dat met een digitale handtekening verifiëren en officieel laten vastleggen door een geautoriseerd persoon. Bijvoorbeeld door een wijzigingsformulier te sturen naar de leverancier, dat vervolgens digitaal wordt ondertekend. Afhankelijk van het type handtekening dat je kiest, stel je de identiteit van die onderneming en persoon vast. Je kunt er zelfs voor kiezen meerdere mensen in een bepaalde volgorde te laten tekenen, bijvoorbeeld eerst de aanvrager en dan de manager van de financiële afdeling. Waarom dit zo’n fijne werkwijze is? Omdat er een zichtbare controle is voor de accountant. Die vindt het namelijk ook heel belangrijk dat je dit soort wijzigingen in je boekhouding zichtbaar en juridisch vastlegt. Want het kan ook zomaar een medewerker zijn, die een eigen bankrekeningnummer opvoert. Met een digitale handtekening in je procedure, heb je veel meer controle en voorkom je fraude.

Kwaliteitsmanagement en procesverbetering

Ook leveranciers en partners zullen je dankbaar zijn. Als namelijk een hacker een mail heeft gestuurd met verkeerde bankgegevens, ontvangen jouw leveranciers het geld niet. Zij vinden deze check en officiële procedure dus juist een goede zaak. Jouw collega van de afdeling Administratie belt even met de leverancier, legt de procedure netjes uit, zij vullen het formulier in, laten dat ondertekenen en klaar. Dat stukje kwaliteitsmanagement waarderen partners. Win-win dus.

Meer processen beveiligen

Het wijzigen van een bankrekeningnummer is zoals aangegeven maar één voorbeeld. Er zijn natuurlijk meer processen die je met digitaal ondertekenen een stuk veiliger kunt maken. Denk aan inkoopcontracten, leveringsdocumenten en interne controles. Zelfs WWFT-documenten ter voorkoming van witwaspraktijken of UBO-formulieren voor het vastleggen van de eigenaren van een organisatie kun je met een elektronische handtekening vastleggen. Maar ook bij HR- en Salesprocessen kan een digitale handtekening zeer nuttig zijn. Denk aan arbeidscontracten, loonheffingsformulieren, offertes en ga maar door. Alle documenten waaronder je een handtekening zet, kun je elektronisch ondertekenen. Je bespaart hier al snel tijd én geld mee. Check deze besparingscalculator maar eens, dat is zeker de moeite waard. Bovendien, hoe meer zaken je intern digitaal laat ondertekenen, hoe gemakkelijker het jaarrekeningproces is. Handig voor de financiële afdeling. De accountant zal blij zijn met al die zichtbare controles in je boekhouding!

Mailserver autoriseren

Als je met de software van Stiply aan de slag gaat met het verzenden en digitaal ondertekenen van documenten, moet dit natuurlijk veilig gebeuren. Je wilt er namelijk ook voor zorgen dat hackers mails niet onderscheppen en via jouw domeinnaam andere klanten gaan mailen met verkeerde informatie. Natuurlijk heb je als organisatie zelf al beveiligingsmaatregelen getroffen. Om een mail te sturen namens de organisatie, moet je geautoriseerd zijn. Stiply kan samen met jouw ICT-afdeling technische maatregelen treffen zodat ook wij geautoriseerd zijn om te mailen namens jouw bedrijf en je veilig gebruik kunt maken van de ondertekenmodule. Hoe strikt de policies ook zijn; deze kunnen wij honoreren in onze software. Daarbij werken we met strikte regels: als de mailserver niet is geautoriseerd, komt de mail niet aan. Zo voorkomen we dat ongeautoriseerde mails, van bijvoorbeeld hackers, afgeleverd kunnen worden bij klanten en voorkom je dus mogelijke schade.

Bescherm je tegen cybercriminelen

Kortom: fraude komt steeds vaker voor. Het is een thema voor ieder bedrijf dat de komende jaren alleen maar groter wordt. Gelukkig weet je nu wat je kunt doen om fraude te voorkomen: door relevante zaken op een efficiënte, veilige en doeltreffende manier te controleren en digitaal te ondertekenen. Zo zorg je ervoor dat je zichtbaar en juridisch bewijs hebt. Hiermee heb jij het juiste middel in huis om je tegen cybercriminelen en hackers te beschermen.

Digitaal ondertekenen direct zelf uitproberen? Vraag hier een gratis proefaccount aan